Unidad mínima con sentido y resultado dentro de una actividad.

Una tarea es una secuencia simple de operaciones de trabajo que conducen a un resultado final. Es la unidad básica de las actividades. Caracterizan los puestos de trabajo, éstos pueden ser descritos en base a las tareas a ejecutar.

Es pues, el elemento de trabajo en que se descompone una actividad, es decir, cómo se lleva a cabo dicha actividad. La ejecución de las tareas puede desarrollarse mediante simples instrucciones de trabajo aunque no es habitual que se llegue a ese grado de concreción.

El ajuste de tinteros de la máquina x es una tarea asociada a la actividad de impresión en la mencionada máquina; otros ejemplos de tarea dentro de esta actividad son: carga de la forma impresora, obtención de la entonación, obtención del registro,…

Los procesos son la base de los sistemas de gestión de la calidad tal y como lo plantea ISO y parte importante en los distintos modelos de mejora. La norma ISO 9000:2005 Quality management systems — Fundamentals and vocabulary define proceso como el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

A la anterior definición hay que añadir los recursos dado que sin éstos no sería posible realizar las actividades. Por lo general se requieren recursos  humanos, financieros, de infraestructura, tecnológicos y metodológicos aunque según el proceso pueden tener mayor o menor peso.

Según la norma UNE-EN ISO 9901:2008 es obligatorio determinar los procesos y sus interrelaciones.

Los procesos existen aunque en la organización no se sea consciente de ello. Es importante determinarlos bien puesto que el posterior buen funcionamiento del sistema se basa precisamente en su correcta determinación.

Y no es porque la empresa no vaya a funcionar (como hemos dicho, funciona aún sin que los procesos estén determinados conscientemente), sino porque cualquier análisis y actuación posterior (de revisión, de mejora, de cambio) será más o menos correcta en función de que los procesos y su mapa se adapten en mayor o menor grado a la realidad (al fin y al cabo, el proceso es una abstracción de lo que acontece en la empresa).

Esquema del proceso de preimpresión con sus componentes