Gestión de empresa

>Control de procesos gráficos > Diseño > Recomendaciones > Para el establecimiento del contrato I

jesús garcía jiménez Deja un comentario

 Concretar la propuesta de diseño

Fijando por escrito al menos las siguientes especificaciones:

  • La descripción de los productos a realizar y sus partes
  • El uso al que se destina cada producto
  • Los formatos de cada uno de ellos (y de cada una de sus partes)
  • El número de ejemplares
  • Los tipos de originales y su procedencia
  • Las operaciones de tratamiento
  • Las operaciones de acabado
  • Los materiales de producción: Papeles u otros soportes, Tintas, Otros materiales…

Tener en cuenta el ciclo de vida

Especificar que ciclo de vida tendrá el producto (resistencia de materiales)

  • Uno o varios usos
  • Poca o mucha duración

Establecer el presupuesto

Es necesario especificar lo más detalladamente posible el presupuesto disponible para el proyecto. Desglose por partidas.

Establecer la planificación

Especificar los plazos de entrega en todas las fases del proceso. Realizar cronograma. Hitos, responsables y pruebas

…

>Control de procesos gráficos > Diseño > Recomendaciones > Para la recogida de información

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– Antes de la reunión con el cliente.

Se debe partir de una propuesta de trabajo, documento en el cual el cliente potencial recoge sus intenciones concretadas en mayor o menor medida. Tal propuesta de trabajo puede hallarse minuciosamente especificada en un pliego de condiciones (por ejemplo en el caso de concursos y/o subastas).Dicha propuesta sirve de base para dirigir la recopilación de información del cliente, sus productos y comunicaciones, necesaria para la primera reunión con dicho cliente.

– En la reunión con el cliente.

En las reuniones formales con el cliente (de una a tres, no más) deben quedar establecidos y documentados en el Briefing los siguientes aspectos:

  • Los requisitos de desempeño del proyecto. Criterios comunicativos. Qué se pretende. A quién va dirigido.
  • Los requisitos funcionales de los productos asociados. Criterios de realización. Propuesta formal. Presupuestos
  • Los requisitos legales y reglamentarios (si los hubiera). Criterios normativos y reglamentarios. ¿Existen restricciones normativas? ¿Existen restricciones reglamentarias?
  • Otros requisitos (si los hubiera). Presupuesto cerrado. Restricción en la utilización de materiales  (soportes, tintas,…). Modas y tendencias sociales en general.
  • Recopilación de trabajos previos del cliente o proyectos similares. Si están disponibles acciones necesarias para la primera reunión con el cliente potencial.

– Después de las reuniones con el cliente.

Sin el cliente, se debe contrastar posteriormente:

  • El grado de viabilidad de las ideas del cliente
  • Proyectos de la competencia
  • Proyectos similares en otros sectores
  • Proyectos internacionales similares

>Tetrapack > 2 de febrero 2012

jesús garcía jiménez Deja un comentario

Teniendo en cuenta que está fresca la visita (hoy) a las instalaciones de Tetrapack en Arganda (España) con un grupo de alumnos quiero aprovechar para  fijar las sensaciones en torno a esta experiencia.

Tetrapack España es un modelo en nuestro sector y un ejemplo a seguir por la industria.

Lo de modelo a seguir debe entenderse literalmente: el concepto que subyace es el de Benchmarking:

”Consiste en tomar “comparadores” o benchmarks a aquellos productos, servicios y procesos de trabajo que pertenezcan a organizaciones que evidencien las mejores prácticas sobre el área de interés, con el propósito de transferir el conocimiento de las mejores prácticas y su aplicación.” Fuente: Wikipedia

Saco esto a colación porque este concepto sin traducción y de difícil entendimiento es clave en la gestión empresarial moderna y está en la base de empresas punteras.

En la introducción que nos hizo Antonio, como representante de la empresa, un tema recurrente era la gestión de la calidad y empresarial: Tetrapack fue pionera en la implantación de sistemas de calidad (ISO 9000) y medioambiental ISO 14000) y en un momento dado decidió asumir técnicas que estaban aplicando organizaciones como Toyota (de ahí el concepto de Benchmarking). La aplicación de técnicas de gestión lean, poka yoke, las 5s… son visibles en todos los rincones de la empresa que despliega ante el visitante una impresionante eficacia.

El fundamento en valores, otro gran avance favorecido por planteamientos derivados de la gestión de la calidad y mejora continua, supone una base sólida sobre la que apoyar la gestión empresarial. Ahí van los valores de Tetrapack… para reflexionar.

  • Enfoque al Cliente y Perspectiva a Largo Plazo
  • Calidad e Innovación
  • Libertad y Responsabilidad
  • Colaboración y Diversión

Un último apunte, algo que ya se contempla en EFQM: la sustitución del término Recursos humanos por el término Personas. Cambia la perspectiva, ¿no?

Enhorabuena a Tetrapack España.

>Control de procesos gráficos

jesús garcía jiménez Deja un comentario

Todo proceso debe ser controlado, este es un axioma que, sorprendentemente, no se cumple a veces. Lógicamente, todos los procesos gráficos, por lo tanto, deben ser controlados. Es importante que el control quede definido en el momento de elaboración del proceso, desarrollando los procedimientos pertinentes. Asimismo es necesario aplicar las técnicas de mejora continua que correspondan de tal manera que el control del proceso refleje la evolución natural de éste más aún teniendo en cuenta la rápida evolución tecnológica que acontece en nuestro sector.

Ahí van algunas preguntas que debemos hacernos en el momento de “homologar” el proceso y cuando le “evaluamos” periódicamente:

  • ¿Quién es el propietario del proceso?
  • ¿Dispone de tiempo y conocimientos para mantener la supervisión adecuada?
  • ¿Y para su evaluación continuada?
  • ¿Están delimitados claramente los controles asociados al proceso?
  • ¿Es eficiente y eficaz la recogida de información?
  • ¿Son adecuados los registros de toma de datos?
  • ¿Se obtienen los indicadores adecuados?
  • ¿Están establecidos los procedimientos asociados a toda la casuística que puede generarse, por ejemplo tratamiento de producto no conforme?
  • …

No pretendemos ser exhaustivos, sino fomentar la reflexión…

En las siguientes entradas, tomando como base estas apreciaciones, analizaremos los procesos más relevantes en la industria gráfica en relación con la gestión y control de la calidad asociada a tales procesos.

>Gestión de la calidad en 2012

jesús garcía jiménez Deja un comentario

Aprovechando la temporal bajada de ritmo en estas fechas y el inicio de un año nuevo, introduzco un paréntesis en la última línea argumental (la calidad y el diseño gráfico: que retomaremos en las próximas entradas) para volver a romper una lanza a favor de la función de la calidad en las organizaciones de cara a este crítico año.

La idea es introducir alguna propuesta positiva o al menos ánimo en aquellos que tienen responsabilidades al respecto.

No vamos a abogar aquí por la certificación de calidad a cualquier precio, menos aún en estos tiempos, antes al contrario siempre hemos venido defendiendo (y seguiremos, sino al tiempo), la implantación de una gestión de calidad, efectiva y documentada, desde el convencimiento.

Ya venimos comentando, en pasadas entradas, las motivaciones que se hallan detrás de este importante paso. Eran otros tiempos (¡qué lejos quedan ya!) y una inversión de este calibre era perfectamente asumible y acorde con la evolución social e industrial general.

En estos procelosos tiempos en los cuales aumentan las dificultades de obtención de crédito y se incrementan las partidas de gasto (impuestos, comisiones,…) todos (no solo las empresas, también las familias) estamos buscando partidas a las cuales meter la tijera.

Las organizaciones certificadas pueden sentir la tentación (recurrente) a interpretar la función de calidad como generadora de gastos (salarios asociados, costes de los controles,… en definitiva costes claramente asignables), más aún si no se ha alcanzado el grado de convencimiento necesario (y la alta dirección puede no tener claro este concepto: “vencida” por las circunstancias pero no convencida).

Por otro lado, las organizaciones no certificadas no van a dar un paso que supone un desembolso claro si éste no tiene un efecto más claro aún e inmediato.

Volvemos a insistir que el convencimiento, en la empresa certificada, debe alcanzarse a partir de un análisis detallado de costes de calidad y no calidad que debe quedar claramente reflejado en la curva de costes de calidad. Recordemos que en una gestión de calidad eficiente todo debe estar debidamente documentado, incluidas las partidas de gasto asociadas a las actuaciones relacionadas. Esta tarea callada del responsable de calidad o del departamento de calidad debe dar sus frutos en un plazo razonable (no menor de un año).

En cuanto a la empresa no certificada, bien puede comenzar más modestamente, formando algún directivo y/o algún grupo en gestión de la calidad (sí, me consta que también se recorta en formación, pero espero que estos recortes procedan más de un análisis serio de la eficacia y eficiencia de la formación que se está recibiendo).

Este directivo y/o grupo, puede actuar de avanzadilla (futuro responsable de calidad/ grupo de calidad) asumiendo algunas de las responsabilidades asociadas a la gestión de la calidad a partir de la puesta en práctica de los conocimientos adquiridos.

Tiene el inconveniente que camino será lento, pero menos es nada.

Entre las ventajas asociadas podemos deducir que el planteamiento es económico y la implantación  oficiosa de esta función es interna, lo cual aporta un cierto valor añadido quedando sentadas las bases de actuaciones más complejas cuando los tiempos acompañen (esto requerirá por lo general ayuda externa).

Buen año 2102.

Tiempos de crisis. ISO y/o EFQM.

jesús garcía jiménez 5 comentarios

En los tiempos de crisis que corren, en este entorno económico hostil, la “moda” actual es que todos nos replanteemos nuestras partidas de gastos teniendo muy en cuenta la merma de ingresos presentes y lo que es aún peor, futuros.

Por lo que respecta a la implantación y gestión de la calidad en las empresas, venimos argumentando a lo largo de este tiempo que tal función, bien gestionada, supone un factor de ahorro claro al promover la mejora continua, la cual comprende la eliminación de ineficacias y cuellos de botella y que para demostrarlo se puede recurrir a la elaboración de la curva de costes de la calidad, la cual bien elaborada, mostrará de forma clara y objetiva este hecho.

La realidad es que pocas empresas certificadas se embarcan en estos complejo análisis limitándose a disponer del sello de certificación como  una carta de presentación ante los clientes que se lo exigen como condición básica para trabajar con ellos.

Esta situación lleva a que la dirección se reconsidere el mantenimiento de la certificación dada su aparente poca rentabilidad, eliminando el “gasto” asociado, el cual es claro dado que se corresponde con pagos anuales debidamente referenciados.

El caso se agudiza en empresas que disponen de certificado ISO y además se acogen al modelo de excelencia EFQM.

Ya hemos comentado en entradas anteriores las características de tales modelos de implantación y gestión de la calidad en la empresa y los condicionantes que impulsan a la dirección de la empresa a invertir capacidades y dinero.

El caso es que bastantes  organizaciones comenzaron certificándose en ISO, lo que supuso un cambio importante de mentalidad, y posteriormente dieron el salto hacia algún modelo de excelencia (ISO proporciona un modelo de autoevaluación recogido en la norma ISO 9004 pero lo normal es acogerse al modelo EFQM).

Este movimiento se considera un paso adelante (en cuanto que estos modelos de excelencia proporcionan una visión más amplia que ISO y no obstante la implementación de ISO supone una base firme para obtener una buena valoración de partida en EFQM).

Se da el caso, por lo tanto, que en una organización dada, se hallen operando a la par los modelos ISO y EFQM sin que haya ningún problema de concurrencia salvo el incremento de trabajo que supone el control y seguimiento de los mismos y el hecho de que hay que pagar por ambos.

Y he aquí el problema. La situación actual empuja a las empresas a recortar gastos por lo que es previsible considerar la eliminación de duplicidades en este campo.

Teóricamente EFQM incluye todos los aspectos de ISO y trabaja otros sobre los que ISO no pone mucho énfasis. Además EFQM está igual de valorado por los clientes (en algunos casos más), es menos exigente con las personas que integran la organización (aunque más con los líderes) y dependiendo de las circunstancias particulares de la organización es más barato.

Esto lleva a prever bajas en las certificaciones en el sistema ISO, bien porque las organizaciones con ambos modelos opten por quedarse solo con EFQM o bien porque las organizaciones que pretendan certificarse se decanten por EFQM (menos recomendable pero posible). Veremos en los próximos años.

Grupos de interés en el sector gráfico. Parte 5. La sociedad

jesús garcía jiménez Deja un comentario

Para cerrar este bloque correspondiente a la segunda temporada (noviembre de 2011 a noviembre 2012) que mejor que reflexionar sobre la aportación de las empresas de nuestro sector gráfico a la sociedad.

Los sistemas de calidad no normativos basados en la búsqueda de la excelencia (por ejemplo EFQM) basan su esquema en modelos amplios en los cuales tiene cabida y peso la sociedad en su conjunto.

Hablar de sociedad como grupo de interés puede parecer ambicioso pero sin duda el planteamiento es posible dado que la empresa se integra en la sociedad y la sociedad es la suma de todas y cada una de sus partes.

El hecho de que se le conceda un peso en el modelo y que la puntuación afecte a la nota final hace que la organización deba pensar en el papel que desempeña en el contexto social.

Ya hemos comentado en alguna entrada que estos modelos no normativos no están extendidos en el sector gráfico centrado en la implantación de modelos normativos (ISO por ejemplo) debido más a presiones de los clientes que a convencimiento propio basado en la utilidad de su uso.

Este hecho hace que se pierda riqueza en el análisis al no incorporarse en las auditorías una valoración profunda sobre determinados aspectos que podemos considerar claves (liderazgo, sociedad).

Por contra, las empresas que aunque sea por obligación al seguir el modelo de autoevaluación realizan el mencionado análisis, practican un ejercicio de humildad que tiene un importante componente formativo e informativo que posteriormente generará réditos interesantes en las planificaciones futuras a corto y medio plazo.

Tal implicación social la vienen ejercitando las grandes empresas de todos los sectores desde hace tiempo. Su forma habitual de actuar es mediante el recurso de la Fundación. No es que estas empresas hayan mejorado en altruismo y derrochen amor allí donde operan sino que tal organismo les reporta ventajas económicas nada desdeñables…y proyección social.

Es ahora, en estos modelos, cuando han tomado mayor importancia estas acciones que de alguna manera aportan un beneficio para la sociedad. En nuestro sector el trabajo a realizar pasa por la mejora medioambiental, punto en el que se están dando importantes avances, bien obligados por ley en el asunto de la recogida y tratamiento de residuos bien por obtener ventaja competitiva tales como la certificación medioambiental y la cadena de custodia (aspectos estos que venimos tratando en este blog). Otros aspectos menos tratados pero que se establece como ámbitos propios para la reflexión tienen que ver con la racionalización del consumo de energía, la conciliación de la vida profesional y familiar de las personas que integran la organización o la implicación en la mejora del entorno en el cual se inserta la empresa.

Tal vez no corran buenos tiempos para hablar de estos temas o tal vez sea el momento oportuno: cuando el vientos sopla en contra es posible ganar ventaja competitiva con acciones que no tienen porqué ser onerosas y sin embargo tener un alto valor positivo en la percepción social de la empresa.

Grupos de interés en el sector gráfico. Parte 4. Proveedores.

jesús garcía jiménez Deja un comentario

El sector gráfico se caracteriza por estar sometido sin descanso a cambios importantes en cortos períodos de tiempo siendo influenciado clara y poderosamente por las nuevas tecnologías. Son estos cambios de paradigma, a partir de los cuales la estructura se ve seriamente afectada, los que introduce un gran factor de incertidumbre cuando nos encaramos al futuro.

Y es en este contexto en el que las alianzas con los proveedores deben considerarse estratégicas.

La lista de proveedores puede ser larga dado que en este sector raro es el proceso que no puede ser subcontratado y rara es la organización que tiene todos los procesos en su cartera. Ante este hecho las relaciones cliente-proveedor se ven desdibujadas dándose situaciones en las cuales unas veces se actúa como cliente y otras como proveedor (procesos de comunicación) y otras situaciones en las cuales las relaciones están claramente establecidas y firmemente asentadas e incluso el cliente puede verse tentado a ejercer un cierto abuso dada su posición de poder dada la dependencia del proveedor.

Lo cierto es que tanto cliente como proveedor dependen mutuamente del buen hacer de ambos y esto se ve recogido claramente en los sistema de gestión de la calidad los cuales, aun siendo exigentes por lo que respecta a la selección y evaluación continuada (ISO) tienen en consideración la especial relación de dependencia que se establece entre ambas partes y la importancia de fomentar las relaciones no solo en un mero intercambio de productos y servicios por dinero sino que además se establezcan mecanismos de intercambio de información, tecnologías e ideas (EFQM).

Tengamos en cuenta que el producto que ofrecemos o realizamos es el resultado del valor añadido que aportamos a la materia prima proporcionada por el proveedor y que si tal materia prima no cumple las especificaciones (aspecto éste que debe ser motivo de acuerdo cliente-proveedor) o no evoluciona al mismo ritmo que las demandas del cliente el resultado puede ser catastrófico para ambos.

Estas ideas en las cuales el proveedor es un socio proceden de la aplicación de la teoría de los juegos que tanto “juego”, valga la redundancia, está dando en la gestión empresarial. La estrategia “win – win” (yo gano – tu ganas) es una aproximación lógica a la negociación entre cliente – proveedor y debería soportar toda la relación de tal manera que nunca se olvide la dependencia mutua.

Sí, es cierto que hay otros proveedores donde elegir en el mercado, pero este modelo de actuación no permite establecer lazos estables que a la postre es negativo para ambas partes. La política desenfrenada de determinadas empresas en buscar clientes a toda costa provoca cambios con cuestionables efectos positivos a corto plazo pero que pueden provocar cambios muy negativos a largo plazo, tanto en las relaciones como en la sociedad en su conjunto.

Día mundial de la calidad 2011.

jesús garcía jiménez Deja un comentario

Haré un paréntesis en la serie dedicada a los grupos de interés para hacer la reseña de rigor a la jornada mundial de la calidad que se ha venido celebrando hoy.

Como en años anteriores la noticia no suscita el interés de los grandes medios y solo aparecen sueltos en relación con algún organismo o asociación similar que aprovecha día tan señalado (para la calidad, claro) para conceder algún premio relacionado.

Así, baste un ejemplo, aparece  en ABC que la Xunta prevé cerrar el año con 50 nuevas certificaciones con la “Q de calidad” en establecimientos turísticos. Estas nuevas certificaciones que se suman a otras tantas ya  concedidas se han concedido con motivo de este mencionado día a modo de celebración.

Lo cierto es que el empeño de la administración y las empresas por la certificación no parece verse correspondido con una presencia en los medios acorde con su implantación. Lo cierto es que la apuestas de las administraciones es firme (existen modelos similares en todas las autonomías y en el estado) y que las empresas se ven, con mejores o peores modos, abocadas a “entrar por el aro”.

Las ventajas asociadas a una correcta gestión de la calidad en las organizaciones parece fuera de toda duda dados los ahorros de costes derivados de una adecuada praxis. A ello hay que añadir la mejora continua establecida como obligación en cualquier sistema de calidad que se precie.

Creo que ya hemos defendido en alguna entrada de este blog la propuesta de incluir en los planes de estudios una materia que pudiéramos denominar “Educación para la calidad” en la cual se impartirían las nociones básicas de que es la calidad, aplicación a los procedimientos, medición y control, mejora continua… pero no aplicado a la gestión empresarial sino aplicado a la gestión personal.

No en vano todos vivimos un proyecto vital y como todo proyecto es susceptible de ser tratado de una manera racional, basando su implantación en hechos. La aplicación de algunas de las técnicas bien pudiera dar frutos interesantes para el individuo que repercutirían positivamente en la sociedad que se integra.

El  acto conmemorativo organizado por la AEC junto con el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio se ha planteado en torno a la importancia del talento como herramienta fundamental para las organizaciones. El talento es una expresión de la mejora continua del individuo. El talento se cultiva desde la escuela, hagamos pues de la calidad aplicada en las aulas el trampolín hacia la excelencia de nuestros jóvenes, de las organizaciones en las que se integren y de la sociedad futura en general.

Reflexiones para estos tiempos de crisis y mediocridad.

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. Grupos de interés en el sector gráfico. Parte 3. Clientes internos – Personas

jesús garcía jiménez Deja un comentario

Desde los inicios de la gestión de la calidad en las organizaciones se viene distinguiendo a los trabajadores como clientes internos en el buen sentido de que éstos a todos los efectos actúan con un patrón similar al que sopera con los clientes externos: alguien (un trabajador en este caso) provee de un bien (semielaborado) o proporciona un servicio a otro (trabajador) de tal manera que la relación se puede enmarcar dentro de la relación cliente-proveedor. No hay pago monetario del producto o servicio tal como podemos entender pero si hay pago en eficacia del proceso, buenas relaciones, etc.
Los modelos de excelencia acentúan claramente esta relación estableciendo criterios específicos para valorar. Así en el modelo EFQM su tercer criterio son las personas, es decir los componentes de la organización, o los clientes internos, dándole más peso que tenía en el modelo ISO.
Las empresas gráficas se organizan por lo general en base a departamentos o secciones. En algunos casos tales departamentos pueden funcionar como entes cuasiautónomos estableciendo claras relaciones de cliente con los departamentos o secciones que elaboran los productos semielaborados que son la materia prima de su proceso (preimpresión > impresión > postimpresión), ello puede implicar que se establezcan relaciones poco sanas basadas en resaltar los defectos o errores del supuesto proveedor en vez de establecer relaciones basadas en el mutuo acuerdo y la buena voluntad.
Es por lo tanto una labor clave en la empresa gráfica trabajar las relaciones entre tales secciones con procesos que o bien son secuenciales o se solapan ya que es posible conseguir mejoras en este apartado. Implantar la mentalidad de cliente-proveedor basadas en el beneficio mutuo puede ser un buen comienzo.