Gestión de la calidad

Día mundial de la calidad 2010

jesús garcía jiménez Deja un comentario

Hoy, 11 de noviembre de 2010, es el día mundial de la calidad y tampoco parece que se haya generado información alguna sobre tal evento en los grandes medios de comunicación (al igual que no ha habido referencia a la Semana Europea de la Calidad), ni siquiera una nota suelta sobre tal evento (chequeados los principales períodicos españoles y las noticas en televisión), así que nos toca a nosotros, los modestos blogeros, airear las virtudes de la gestión de la calidad bien entendida.

Este año el día mundial de la calidad se celebra bajo el lema “saliendo de la crisis”. Y tal como se puede deducir de tal lema, el enfoque se dirige hacia el papel que aporta la gestión de la calidad en la reconfiguración de las empresas tras los tiempos de crisis que estamos atravesando.

El camino hacia la recuperación es tortuoso y aun no está nada claro si la senda está realmente despejada o si por el contrario seguiremos metidos en el pantano hasta las trancas. Aquellas empresas que yerren en los objetivos pueden quedarse en el camino (como viene sucediendo en todas las épocas de crisis, aunque no por ello deja de ser dramático).

En nuestro sector gráfico venimos observando un incremento constante de la certificación de las empresas, bien por presión bien por convencimiento personal. En alguna entrada anterior hemos indicado este hecho y determinado las ventajas e inconvenientes del cada uno de los planteamientos.

Nuestra postura es clara como no podía ser menos: la gestión de la calidad debe ser entendida como una función destinada a aportar claras ventajas competitivas, no solo porque un certificado proporcione un mejor posicionamiento ante los clientes (concursos públicos por ejemplo) sino que además (principalmente, diríamos), permita mejorar la organización internamente en todos los niveles, contribuyendo a una mejora efectiva real.

La gestión de la calidad no debe entenderse como una función más de la empresa, oculta, oscura y por lo tanto desconocida, temida o despreciada. Debiera ser conocida y reconocida, todos debieran participar en la calidad y en todas las facetas de la vida no solo en la empresa. Las ideas que están tras esta función (formación, planificación, toma de datos y análisis, búsqueda de los cero defectos, mejora continua, etecera), hunden sus raíces en la vida misma. Su aplicación en la gestión no solo empresarial sino en la propia personal puede proporcionar mejoras en la calidad de vida de los ciudadanos y de las sociedades.

Día mundial de la calidad. Semana Europea de la Calidad

jesús garcía jiménez Deja un comentario

El próximo jueves, 11 de noviembre, se celebra el Día Mundial de la Calidad 2010, su lema es “Calidad: un Factor de Éxito”.

 Con este día de reconocimiento se pretende sensibilizar a la sociedad acerca de las ventajas que ofrece la calidad, así como sobre su importancia en la competitividad empresarial.

Tal conmemoración estará enmarcada dentro de la XVI Semana Europea de la Calidad, que  ya se está llevando a cabo desde ayer lunes 8 de noviembre hasta el domingo 14 de este mismo mes.

No esperemos ver grandes referencias en los medios de comunicación (total qué puede aportar una eficiente gestión de la calidad en las organizaciones  para que salgamos de la situación en la que nos encontramos y se establezcan unas bases eficientes para nuestra industria).  Por lo pronto al introducir «XVI Semana Europea de la Calidad» en Google no aparece ninguna noticia relacionada en los medios de comunicación, lo mismo ocurre al introducir «Día mundial de la calidad».

Entre los eventos relacionados destacamos el que tendrá lugar en el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio el mismo jueves de 9,30 a 14 horas. Está promovido por la AEC (Asociación Española para la Calidad) y es gratuito previa inscripción.

 Más información en la propia web de AEC:  http://www.aec.es

Metodologías aplicadas de mejora. El método de las 5 S (VI) Shitsuke (Disciplina).

jesús garcía jiménez Deja un comentario

Por último, se hace necesaria la disciplina (Shitsuke) con objeto de mantener el sistema tal como se ha planificado en su origen y para avanzar en la mejora continua.

La disciplina implica el cumplimiento de los procedimientos previamente acordados y la recogida de datos mediante los registros asociados. Disciplina implica el análisis de la situación actual y actuaciones correctivas y preventivas.

La disciplina hace referencia a una forma dada de hacer las cosas, no a una imposición. Disciplina significa rigor en la implementación de las tareas y su mantenimiento basado en el convencimiento más que en la penalización.

Disciplina en la clasificación. Basada en los criterios previamente establecidos. Revisión periódica de la clasificación. La clasificación puede variar por cambios en los procesos o por cambios en el grado de importancia de los elementos asociados al proceso.

Disciplina en el orden. La ausencia de disciplina favorecerá el desorden “una cosa en cada sitio y un sitio para cada cosa”. Periódicamente se analizará el orden establecido y se reconsiderarán otras posibilidades.

Disciplina en la limpieza. Manteniendo las acciones programadas. Labores de mantenimiento y de limpieza programadas con la adecuada periodicidad respetando los tiempos y las tareas a realizar.

Disciplina en la estandarización. Estableciendo los procedimientos e instrucciones para cada una de las fases y realizando revisiones a intervalos planificados. Disciplina en la formación de los trabajadores en relación con tales procedimientos e instrucciones y disciplina en su correcta aplicación.

Metodologías aplicadas de mejora. El método de las 5 S (V) Seiketsu (Estandarización)

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Una vez que disponemos de un entorno de trabajo perfectamente ordenado, limpio y en el cual solo se hallan los elementos necesarios, se implementa la siguiente fase que consiste en normalización o estandarización (seiketsu).

Su función principal consiste en detectar irregularidades, hecho este que se ha simplificado tras las actuaciones previas.

La detección de anomalías se simplifica tanto que debe incluso operar, en buena parte de los casos, de forma inconsciente (si disponemos de un aparador con las herramientas necesarias asociadas a la tarea y tales herramientas están dispuestas con orden, con su ubicación prefijada de antemano, es posible detectar la ausencia de una herramienta de forma visual y de manera prácticamente inconsciente).

Lógicamente esta etapa debe fundamentarse sobre las etapas precedentes siendo así que su cumplimiento continuado refuerce la clasificación, el orden y la limpieza (observemos su parentesco con acciones de mejora continua).

Aspectos a destacar relacionados son:

  • La formación de los trabajadores en la estandarización y en la lógica del proceso así como las ventajas asociadas.
  • Plantear actuaciones basadas en el control visual (cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa).

Metodologías aplicadas de mejora. El método de las 5 S (IV) Seiso (Limpieza

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La limpieza (Seiso) es  la tercera etapa del proceso de aplicación de las 5S. Se trata de mantener el entorno de trabajo sin suciedades ni desperdicios, estableciendo los patrones de conducta para que todo permanezca con el mismo grado de limpieza siempre.

Esto es especialmente relevante en el sector gráfico, el cual está especializado en “manchar” (en condiciones controladas, eso sí).

Muchos de los materiales que se emplean son de manipulación compleja dado su potencial para ensuciar así como parte de los procesos de  preparación y mantenimiento (cambio de tintas, limpiezas programadas de tinteros, etc.)

La limpieza debe ser pues una constante en nuestros talleres más aún si tenemos en consideración lo anteriormente expuesto. Tradicionalmente se ha considerado a nuestro sector como un sector “sucio”, la imagen que se suele dar en el cine y los medios de comunicación refleja este estereotipo. Aunque pueda haber algo de razón, lo cierto es que buena parte del sector está haciendo un importante esfuerzo en este y otros aspectos, que rompe con esta imagen. La empresa gráfica cada vez es más consciente de la buena imagen que genera  un entorno limpio y la repercusión beneficiosa de este factor en los empleados.

Por lo que respecta a la aplicación del método, lo cierto es que la limpieza evita problemas de operatividad que pueden afectar a la productividad. Un exceso de polvos antimaculantes no adecuadamente limpiados puede provocar acumulaciones de éste en partes de la máquina que en casos extremos pueden provocar averías más o menos graves y en todo caso retrasos en la producción con los costes asociados.

La limpieza diaria o por turnos debe ser contemplada dentro de las tareas propias de los trabajadores, estableciendo las pautas necesarias con sistemas claros. Esta limpieza tenderá con el paso del tiempo a convertirse en un hábito inconsciente, interiorizado y efectivo que permitirá detectar anomalía mediante someras inspecciones visuales.

Metodologías aplicadas de mejora. El método de las 5 S (III) Seiton (Orden)

jesús garcía jiménez Deja un comentario

La segunda S, procede de la palabra japonesa Seiton, en español orden.

De nuevo algo obvio pero que requiere ayuda metodológica para su mantenimiento. A partir de la clasificación (primera S; Seiri), se dispondrá de los elementos necesarios y solo de los necesarios, categorizados en función de la regularidad en su utilización.

En esta fase, tales elementos se ubican de tal manera que estos estén perfectamente localizados, a ser posible visualmente, sobre todo aquellos críticos, y de tal manera que si un elemento está fuera de lugar sea notado al instante.

Eso implica la organización del puesto de trabajo, con los elementos críticos necesarios (aquellos que se usan diariamente) convenientemente colocados en una ubicación establecida e identificados. Cada elemento ocupa su lugar de tal manera que si falta se note visualmente. Procedimientos de reposición deben quedar claramente establecidos con sus correspondientes registros. Lógicamente, los puntos de ubicación de tales elementos no deben entorpecer el trabajo de los operarios (deben facilitarlo) ni introducir complejidad en sus tareas (deben  simplificarlas).

El resto de elementos menos críticos a su vez deben tener una ubicación establecida (un área claramente asignada próxima al puesto de trabajo, un área del almacén,…), ser identificados claramente y a su vez deben presentarse allí donde se decida de forma ordenada y clara de tal manera que a ser posible, se detecte visualmente su falta o su desubicación.

Al igual que los elementos críticos deben tener asociados procedimientos sencillos de reposición.

Mantener el orden implica un esfuerzo continuado, el hecho de conseguirlo permite generar hábitos de trabajo sanos que a medio y largo plazo suponen ahorros considerables de tiempo. El orden a su vez, es un aspecto importante en cuanto a su influencia positiva en la motivación de los trabajadores.

Metodologías aplicadas de mejora. El método de las 5 S (II) Seiri (Clasificación)

jesús garcía jiménez Deja un comentario

La primera ese se corresponde con la palabra japonesa Seiri, que se traduce en español como clasificación.

 Aunque cada uno de los conceptos se puede aplicar por separado dado que se corresponden con prácticas lógicas a desarrollar en cualquier entorno, al aplicarse en la industria se establece una correspondencia metodológica en la cual, precisamente, la clasificación sería la primera etapa.

 Se parte de una situación dada en la cual se dispone de un entorno de trabajo, donde se encuentran distintos elementos, heterogéneos  tales como máquinas, materiales de producción, materiales complementarios, herramientas, documentos, etc.

Si no existe una metodología específica de control y uso, estos elementos se encontrarán desperdigados, desubicados, por lo que a veces no se encontrarán cuando sean necesarios y en otras ocasiones se hallarán en el entorno (nadie tendrá claro cuál es la razón) sin ser necesarios.

Por lo tanto para determinar la optimización de todo el entorno de trabajo (el objetivo de las 5S) la primera fase debe consistir en clasificar tales elementos, determinando su ubicación y su uso.

Tras esta primera y aparentemente sencilla acción, en las mayoría de los casos, puede sorprender la cantidad de materiales innecesarios que pueden estar disponibles en el entorno y por lo tanto estorbando y los necesarios no disponibles y que por lo tanto suponen pérdidas de tiempo para localizarlos.

El resultado final de esta etapa será una lista de dispositivos y materiales que estarán clasificados según su grado de utilización, siendo los más críticos aquellos que se utilizan comúnmente (digamos diariamente) y que por lo tanto habrán de tenerse visibles y a mano, mientras aquellos dispositivos o materiales que se utilizan con menos frecuencia (no más de una vez al mes por ejemplo) se ubican, bien localizados por supuesto, en áreas de la empresa previstas donde no entorpezcan los movimientos diarios de los procesos.

Herramientas creativas de ayuda a la gestión. Continuará…

jesús garcía jiménez Deja un comentario

En anteriores entradas hemos venido presentando una serie de herramientas de creatividad, tanto para la generación de nuevas ideas como para la resolución de problemas, que se están usando en las empresas más punteras e innovadoras y a las cuales se atribuyen éxitos ciertos en cuanto a sus resultados.

Estas herramientas no son las únicas,  habrá quien cuestione su importancia y su grado de utilización, no obstante como muestra baste un botón.

Lo que está claro es que en los tiempos que corren, las empresas necesitan de estos y otros recursos para mejorar sus procesos, para encontrar nuevas ideas, plantear innovaciones, para resolver problemas…

Paramos esta serie aquí con el fin de no ser excesivamente monotemáticos, más adelante, a medida que las circunstancias así lo requieran volveremos sobre aquellas herramientas que faltan en la lista expuesta. Su utilización de acuerdo a las circunstancias puede suponer un factor diferenciador lo suficientemente relevante para la empresa más si los tiempos actuales nos abocan a un futuro incierto que requiere altas dosis de adaptación.

Herramientas creativas de ayuda a la gestión. Herramientas para la resolución de problemas> método Delphi.

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El método Delphy (en español método de Delfos) debe su nombre al Oráculo de Delfos, el famoso templo dedicado a Apolo en la antigua Grecia, al que acudían los griegos para conocer obtener previsiones para el futuro.

Se trata de una técnica de cierta complejidad que parte de un grupo de expertos en el tema y requiere altas dosis de organización.

Por lo pronto, definido el problema a tratar, se ha de conseguir un grupo de personas con un alto conocimiento del tema en el que se enmarca el problema, los cuales deberán ser anónimos entre sí para evitar las influencias entre ellos o que las opiniones se vean condicionadas por el qué dirán.

Como quiera que tales expertos son líderes en su área, por lo general serán personas ocupadas y pueden ser reacias a participar,  por lo que es importante conseguir su compromiso: una de las motivaciones es que se les proporcione los resultados finales, aspecto éste de sumo interés para ellos.

El procedimiento es como sigue:

  • Se elabora y envía un primer cuestionario abierto que permite respuestas numéricas sobre el problema.
  • Recibido el primer cuestionario, se analiza y genera un segundo cuestionario a partir del primero, incluyendo la valoración de las respuestas al primer cuestionario: promedios, % de respuestas convergentes… (en los cuestionarios se debe establecer el grado de acuerdo con las respuestas previas para conseguir una valoración estadística).
  • Dependiendo del grado de complejidad del problema se pueden realizar hasta cuatro  rondas (lo más habitual) con el fin de conseguir un grado de consenso alto.
  • El proceso termina con la redacción de un informe con las soluciones (aquellas que han obtenido un mayor consenso).

 Este método es muy usado para valorar la posible evolución de mercados, tecnologías, necesidades futuras, etc, en cualquier sector por lo que se ajusta bien para valorar la evolución de un sector tan complejo y con tantas amenazas y oportunidades como es el sector gráfico.

Herramientas creativas de ayuda a la gestión. Herramientas para la generación de ideas> Método 6-3-5

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Esta técnica es similar al Brainstorming en cuanto a concepción (generar una gran cantidad de ideas de la forma más libre posible y sin entrar en análisis durante el proceso de generación) pero con una mayor estructura en su ejecución.

Su nombre (6-3-5) hace referencia al número de participantes (6), el número de ideas a generar por periodo de tiempo (3) y el tiempo establecido (5).

Planteado el tema que requiera la generación de ideas, se reúnen 6 personas a las que se les proporciona lápiz y papel. Cada una de las personas deberá escribir 3 ideas que se le ocurran sobre tal tema en un tiempo de 5 minutos (por lo que la explicación de la idea debe ser concisa).

Transcurridos los cinco minutos, el papel de cada participante con sus ideas pasa a otro participante dándole un tiempo para que lea las ideas escritas por el compañero.

Tras las lecturas se repite el proceso, cada uno de los participantes redactando tres nuevas ideas bajo las ya escritas por el participante previo.

Si se agota el proceso (las hojas cambian seis veces de mano) cada uno de los participantes habrá redactado 18 ideas lo que proporciona un total de 118 ideas.

Una ventaja de este método es su sencillez ya que al estar muy estructurado se evita la dispersión y las divagaciones (posible problema en el Brainstorming), otra es que el método permite generar ideas a partir de las de otros sin que se disponga de tiempo de hacer un análisis crítico por lo que se evitan los aspectos negativos asociados a la exposición de las ideas propias (existe un cierto anonimato).

La principal desventaja radica del hecho de trabajar contrarreloj: algunos individuos soportan mal la presión y eso puede generar dificultades para obtener ideas realmente creativas.

La sesión total no deberá suponer más de una hora (media hora de generación de ideas + media hora de lectura de las ideas precedentes).

Evaluación:

En una segunda fase y al igual que en el Brainstorming y en la mayoría de estas técnicas, bien el propio grupo u otro equipo analiza las ideas aportadas.