El comité 54 de Aenor (España) AEN/CTN 54 – INDUSTRIAS GRÁFICAS

Al comité 54 de AENOR dependiente de la secretaría de FEIGRAF (Federación de Industrias Gráficas) le corresponde el control y elaboración de normas UNE de las actividades de edición, producción gráfica y comunicación en sus distintas etapas de elaboración de originales, pruebas de control, procesos de producción para los diversos sistemas de impresión y/o estampación, opciones de post-impresión y acabados, del uso y aplicación de materias primas, soportes, tintas y otros materiales físicos, electrónicos o virtuales y de otros servicios y procedimientos gráficos de fabricación aplicables a la demanda del usuario final. En la actualidad tiene publicadas 83 normas sobre estas materias. Su equivalente internacional es el comité 130 de ISO.

En la dirección reseñada a continuación se encuentra la información en la página web de Aenor con relación a este comité incluido el listado de normas asociadas y la posibilidad de compra:

 http://www.aenor.es/aenor/normas/ctn/fichactn.asp?codigonorm=AEN/CTN%2054&pagina=1

 Queremos rendir en este blog homenaje a todos los integrantes del Comité (presentes y pasados), por la dedicación y el interés empleado en tal labor.

Metodologías aplicadas de mejora. El método de las 5 S (VI) Shitsuke (Disciplina).

Por último, se hace necesaria la disciplina (Shitsuke) con objeto de mantener el sistema tal como se ha planificado en su origen y para avanzar en la mejora continua.

La disciplina implica el cumplimiento de los procedimientos previamente acordados y la recogida de datos mediante los registros asociados. Disciplina implica el análisis de la situación actual y actuaciones correctivas y preventivas.

La disciplina hace referencia a una forma dada de hacer las cosas, no a una imposición. Disciplina significa rigor en la implementación de las tareas y su mantenimiento basado en el convencimiento más que en la penalización.

Disciplina en la clasificación. Basada en los criterios previamente establecidos. Revisión periódica de la clasificación. La clasificación puede variar por cambios en los procesos o por cambios en el grado de importancia de los elementos asociados al proceso.

Disciplina en el orden. La ausencia de disciplina favorecerá el desorden “una cosa en cada sitio y un sitio para cada cosa”. Periódicamente se analizará el orden establecido y se reconsiderarán otras posibilidades.

Disciplina en la limpieza. Manteniendo las acciones programadas. Labores de mantenimiento y de limpieza programadas con la adecuada periodicidad respetando los tiempos y las tareas a realizar.

Disciplina en la estandarización. Estableciendo los procedimientos e instrucciones para cada una de las fases y realizando revisiones a intervalos planificados. Disciplina en la formación de los trabajadores en relación con tales procedimientos e instrucciones y disciplina en su correcta aplicación.

Metodologías aplicadas de mejora. El método de las 5 S (V) Seiketsu (Estandarización)

Una vez que disponemos de un entorno de trabajo perfectamente ordenado, limpio y en el cual solo se hallan los elementos necesarios, se implementa la siguiente fase que consiste en normalización o estandarización (seiketsu).

Su función principal consiste en detectar irregularidades, hecho este que se ha simplificado tras las actuaciones previas.

La detección de anomalías se simplifica tanto que debe incluso operar, en buena parte de los casos, de forma inconsciente (si disponemos de un aparador con las herramientas necesarias asociadas a la tarea y tales herramientas están dispuestas con orden, con su ubicación prefijada de antemano, es posible detectar la ausencia de una herramienta de forma visual y de manera prácticamente inconsciente).

Lógicamente esta etapa debe fundamentarse sobre las etapas precedentes siendo así que su cumplimiento continuado refuerce la clasificación, el orden y la limpieza (observemos su parentesco con acciones de mejora continua).

Aspectos a destacar relacionados son:

  • La formación de los trabajadores en la estandarización y en la lógica del proceso así como las ventajas asociadas.
  • Plantear actuaciones basadas en el control visual (cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa).

Metodologías aplicadas de mejora. El método de las 5 S (IV) Seiso (Limpieza

La limpieza (Seiso) es  la tercera etapa del proceso de aplicación de las 5S. Se trata de mantener el entorno de trabajo sin suciedades ni desperdicios, estableciendo los patrones de conducta para que todo permanezca con el mismo grado de limpieza siempre.

Esto es especialmente relevante en el sector gráfico, el cual está especializado en “manchar” (en condiciones controladas, eso sí).

Muchos de los materiales que se emplean son de manipulación compleja dado su potencial para ensuciar así como parte de los procesos de  preparación y mantenimiento (cambio de tintas, limpiezas programadas de tinteros, etc.)

La limpieza debe ser pues una constante en nuestros talleres más aún si tenemos en consideración lo anteriormente expuesto. Tradicionalmente se ha considerado a nuestro sector como un sector “sucio”, la imagen que se suele dar en el cine y los medios de comunicación refleja este estereotipo. Aunque pueda haber algo de razón, lo cierto es que buena parte del sector está haciendo un importante esfuerzo en este y otros aspectos, que rompe con esta imagen. La empresa gráfica cada vez es más consciente de la buena imagen que genera  un entorno limpio y la repercusión beneficiosa de este factor en los empleados.

Por lo que respecta a la aplicación del método, lo cierto es que la limpieza evita problemas de operatividad que pueden afectar a la productividad. Un exceso de polvos antimaculantes no adecuadamente limpiados puede provocar acumulaciones de éste en partes de la máquina que en casos extremos pueden provocar averías más o menos graves y en todo caso retrasos en la producción con los costes asociados.

La limpieza diaria o por turnos debe ser contemplada dentro de las tareas propias de los trabajadores, estableciendo las pautas necesarias con sistemas claros. Esta limpieza tenderá con el paso del tiempo a convertirse en un hábito inconsciente, interiorizado y efectivo que permitirá detectar anomalía mediante someras inspecciones visuales.

Metodologías aplicadas de mejora. El método de las 5 S (I).

Iniciamos nueva serie, esta vez centrada en una metodología de gestión centrada en el entorno de trabajo que viene aplicándose con éxito en las más variadas empresas.

Se denomina de las 5 S porque cada una de estas eses es la inicial en japonés de los principios de la metodología.

Esto es:

  1. Serisi (Clasificación)
  2. Seiton (Orden)
  3. Seiso (Limpieza)
  4. Seiketsu (Normalización)
  5. Shitsuke (Mantener la disciplina)

Este método comenzó a  aplicarse en Toyota en la década de los 60 y poca duda puede haber con respecto a su contribución al crecimiento experimentado por esta marca desde esos años hasta el momento actual (por cierto, esta multinacional ha sufrido en estos últimos años ciertos problemas en relación con la calidad de sus productos, lo cual reafirma la necesidad del esfuerzo en la mejora continua).

El planteamiento básico es sencillo de entender hasta tal punto que los conceptos se definen por si solos (no obstante dedicaremos las próximas entradas a comentarlos uno a uno) y tal particular metodología se adapta como un guante al modo de ser oriental en el cual impera el orden y la disciplina.

La industria gráfica es propicia para la aplicación de la metodología que en principio solo requiere una fuerte disciplina en la implantación y en su seguimiento pero que no requiere particulares esfuerzos presupuestarios (todo lo contrario). Las características propias de nuestros entornos productivos, en los cuales encontramos múltiples entradas y salidas, materiales intermedios, materiales complementarios y cambios frecuentes dados los diferentes trabajos que se ejecutan diariamente implican efectos positivos rápidos al poco tiempo de la implantación con repercusión directa en la cuenta de resultados (disminución de errores y defectos, reducción de tiempos muertos, disminución de reclamaciones, aumento del grado de satisfacción en el trabajo… y en definitiva aumento de la productividad).

Herramientas creativas de ayuda a la gestión. Continuará…

En anteriores entradas hemos venido presentando una serie de herramientas de creatividad, tanto para la generación de nuevas ideas como para la resolución de problemas, que se están usando en las empresas más punteras e innovadoras y a las cuales se atribuyen éxitos ciertos en cuanto a sus resultados.

Estas herramientas no son las únicas,  habrá quien cuestione su importancia y su grado de utilización, no obstante como muestra baste un botón.

Lo que está claro es que en los tiempos que corren, las empresas necesitan de estos y otros recursos para mejorar sus procesos, para encontrar nuevas ideas, plantear innovaciones, para resolver problemas…

Paramos esta serie aquí con el fin de no ser excesivamente monotemáticos, más adelante, a medida que las circunstancias así lo requieran volveremos sobre aquellas herramientas que faltan en la lista expuesta. Su utilización de acuerdo a las circunstancias puede suponer un factor diferenciador lo suficientemente relevante para la empresa más si los tiempos actuales nos abocan a un futuro incierto que requiere altas dosis de adaptación.

Herramientas creativas de ayuda a la gestión. Herramientas para la resolución de problemas> seis sombreros para pensar

Esta técnica la desarrolló el profesor Edward de Bono en su libro “Six Thinking Hats: An Essential Approach to Business Management”. Edward de Bono, uno de los grandes gurús en el campo de la utilización creativa del pensamiento, es a su vez quien acuñó el término de pensamiento lateral en el libro “New Think: The Use of Lateral Thinking” en el cual elabora toda una teoría de resolución de problemas mediante el uso creativo del pensamiento.

A lo largo de su dilatada carrera profesional ha desarrollado una serie de metodologías basadas en este planteamiento. La técnica de los seis sombreros para pensar está basada en este enfoque.

Cada sombrero (imaginario) representa una manera de pensar específica al enfrentarse a un problema. Estas seis maneras son las siguientes:

  1.  El  “sombrero blanco” representa la neutralidad, la recopilación de datos
  2. El  “sombrero rojo” representa el sentimiento, la visceralidad sin lógica aparente
  3. El  “sombrero negro” representa el pesimismo, la lógica negativa
  4. El  “sombrero amarillo” representa el optimismo, la lógica positiva
  5. El  “sombrero  verde” representa la creatividad, nuevas ideas
  6. El  “sombrero azul representa el control y gestión del pensamiento

Como podemos apreciar el método, concretado en una especie de juego basado en el uso imaginario de unos sombreros de colores, plantea una secuencia estructurada de pensamiento para enfrentar un problema:

La técnica utilizada en grupo permite “sintonizar” la corriente de pensamientos posibles  de tal manera que se eviten los conflictos entre los participantes (imaginemos un participante utilizando el “sombrero rojo” es decir el sentimiento sin lógica tratando de alcanzar un acuerdo con otro utilizando el “sombrero negro” el pesimismo).

 La secuencia de enfrentar al problema sería:

Neutro: ¿Disponemos de toda la información? ¿Se requiere más?

Sentimiento: ¿Qué es lo primero que se nos ocurre a partir de los datos que disponemos? Nótese la relación de parentesco con el Brainstorming

Planteamiento pesimista: ¿Dónde están los defectos, los fallos, los puntos débiles?

Planteamiento optimista: ¿Dónde se hallan las virtudes, los logros, los puntos fuertes?

Creatividad: A la vista de lo expuesto… ahí van nuevas ideas

Control: recopilemos, reconsideremos  y extraigamos conclusiones

La técnica al igual que la mayoría de las técnicas que venimos describiendo es más efectiva cuando el grupo de trabajo se halla en torno a las 5-6 personas y lógicamente, requiere un moderador para indicar cuándo utilizar un sombrero u otro (es posible establecer secuencias distintas de utilización aunque la sesión siempre se debe comenzar y terminar con el sombrero azul).

Herramientas creativas de ayuda a la gestión. Herramientas para la generación de ideas> Método 6-3-5

Esta técnica es similar al Brainstorming en cuanto a concepción (generar una gran cantidad de ideas de la forma más libre posible y sin entrar en análisis durante el proceso de generación) pero con una mayor estructura en su ejecución.

Su nombre (6-3-5) hace referencia al número de participantes (6), el número de ideas a generar por periodo de tiempo (3) y el tiempo establecido (5).

Planteado el tema que requiera la generación de ideas, se reúnen 6 personas a las que se les proporciona lápiz y papel. Cada una de las personas deberá escribir 3 ideas que se le ocurran sobre tal tema en un tiempo de 5 minutos (por lo que la explicación de la idea debe ser concisa).

Transcurridos los cinco minutos, el papel de cada participante con sus ideas pasa a otro participante dándole un tiempo para que lea las ideas escritas por el compañero.

Tras las lecturas se repite el proceso, cada uno de los participantes redactando tres nuevas ideas bajo las ya escritas por el participante previo.

Si se agota el proceso (las hojas cambian seis veces de mano) cada uno de los participantes habrá redactado 18 ideas lo que proporciona un total de 118 ideas.

Una ventaja de este método es su sencillez ya que al estar muy estructurado se evita la dispersión y las divagaciones (posible problema en el Brainstorming), otra es que el método permite generar ideas a partir de las de otros sin que se disponga de tiempo de hacer un análisis crítico por lo que se evitan los aspectos negativos asociados a la exposición de las ideas propias (existe un cierto anonimato).

La principal desventaja radica del hecho de trabajar contrarreloj: algunos individuos soportan mal la presión y eso puede generar dificultades para obtener ideas realmente creativas.

La sesión total no deberá suponer más de una hora (media hora de generación de ideas + media hora de lectura de las ideas precedentes).

Evaluación:

En una segunda fase y al igual que en el Brainstorming y en la mayoría de estas técnicas, bien el propio grupo u otro equipo analiza las ideas aportadas.

Herramientas creativas de ayuda a la gestión. Herramientas para la generación de ideas> Scamper

La palabra Scamper es un acrónimo que se forma a partir de las palabras inglesas:

  • Substitute     (Sustituir)
  • Combine       (Combinar)
  • Adapt             (Adaptar)
  • Modify           (Modificar)
  • Put on other uses     (Poner en otros usos, utilizar para otros usos)
  • Eliminate     (Eliminar)
  • Rearrange     (Reformular, recomponer)

En realidad es una lista de chequeo emparentada con la técnica Brainstorming. De hecho fue Osborn, el publicista que ideó esta última técnica, quien planteó una primera lista de chequeo que fue reorganizada y completada por Eberlee de tal manera que sus iniciales juntas pudieran ser recordadas fácilmente. Este hecho le supuso la gloria de la creación de la técnica.

Toda lista de chequeo sirve para dirigir la atención hacia aspectos que puedan tener incidencia en la actividad a realizar o en el problema a resolver. En este caso, los verbos de esta lista se utilizan para formular preguntas sobre aquello que se quiere mejorar mediante la aplicación de la creatividad. A partir de estas preguntas se obtienen ideas que podrán ser desarrolladas posteriormente o servir de base para otras técnicas de creatividad.

 Ejemplo:

La típica felicitación de Navidad (cuatro tintas, offset, formato estándar,…)

  •  ¿Se puede sustituir por…?    ¿impresa en digital, dato variable?
  • ¿Se puede combinar con…?  ¿un objeto, un calendario, una agenda…?
  • ¿Se puede adaptar para…?   ¿se envíe en sobre de formato especial?
  • ¿Se puede modificar con? ¿Se puede modificar para…?  ¿…que incluya un olor especial?
  • ¿Se puede utilizar para…? ¿trasmitir otras informaciones?
  • ¿Se puede eliminar…? ¿colores, referencias a la Navidad,…?
  • ¿Se puede recomponer…? ¿utilizar otros soportes, utilizar otros métodos de impresión?

 A partir de la lista se fuerza al individuo o al equipo a formularse preguntas que de otra forma no se ocurrirían. Es por lo tanto un reto a la inteligencia a la cual se la fuerza a obtener respuestas en este caso de forma dirigida.

Herramientas creativas de ayuda a la gestión. Herramientas para la generación de ideas> Brainstorming.

El brainstorming se traduce en español como tormenta de ideas y ocasionalmente (y con menos acierto) como lluvia de ideas. Es una técnica de creatividad en grupo especialmente diseñada para conseguir un gran número de ideas en la cual prevalece la cantidad sobre la calidad de dichas ideas.

Como técnica creativa tiene su origen en el mundo de la publicidad en la década de los 50 extendiéndose posteriormente a otras industrias con éxitos puntuales.

Las reglas básicas del brainstorming son:

  •  Evitar las críticas. Las ideas aportadas no se juzgan en la fase inicial por muy extrañas que parezcan.
  • Primar la cantidad. Se trata de aportar la mayor cantidad de ideas
  • Combinar y mejorar las ideas. Ya que todas las ideas se exponen pero no se juzgan permite distintas aproximaciones que en un entorno más formal e inhibido pueden no aflorar o ser rechazadas tanto en el plano consciente como en el inconsciente.
  • Buscar lo inusual. Producto de las anteriores reglas, cualquier idea por extraña que parezca puede generar otras con perspectivas diferentes.

 El método básico  consiste en:

 Generación de ideas:

  • Fijar el problema a resolver
  • Crear un memorando con los aspectos claves del problema
  • Seleccionar el grupo de trabajo e informarle: un conductor y entre 5 y 10 participantes
  • La sesión es abierta por el conductor, el cual vuelve a explicar lo que se pretende y la metodología de trabajo.
  • Se generan ideas y estas son recogidas por el conductor
  • Terminado el tiempo asignado para la generación, el conductor agrupa las ideas en función de afinidades
  • La lista se revisa para confirmar que todos entienden las ideas, eliminando las repetidas

Evaluación:

En una segunda fase, el propio grupo evalúa las ideas aportadas en cuanto a su capacidad para resolver el problema. Otras personas externas pueden ser requeridas en esta fase en función de los factores que intervengan en la posible solución.