Un procedimiento es la forma específica de llevar a cabo una actividad, subproceso o proceso. Los procedimientos no tienen porqué estar documentados (recogidos por escrito) salvo en los casos obligados por la norma tal como se indica en su punto 4.1

Los seis  procedimientos obligatorios según la norma 9001 son:

–         Control de documentos

–         Control de registros

–         Auditoría interna

–         Control de producto no conforme

–         Acción correctiva

–         Acción preventiva

Estos procedimientos obligatorios especifican la forma de llevar a cabo actividades para el mantenimiento del sistema de calidad. Los procedimientos se pueden agrupar, como así viene sucediendo («control de documentos y registros», «acciones correctivas y preventivas») y como viene a refrendar la norma en su última versión de 2008.

Por lo general los procedimientos quedan recogidos  en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicación de la actividad; lo que debe hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse.

Aunque solo hay seis procedimientos obligatorios por norma, es muy recomendable establecer procedimientos documentados asociados a subprocesos y/o actividades de todos los procesos (o al menos de los procesos claves) y configurar con ellos un manual de procedimientos.

 Esta descripción de los procesos y sus actividades basada en procedimientos es un buen ejercicio para “repensar” las actividades de la organización, permitiendo la implicación de los empleados en su elaboración y estableciendo un punto de partida para la mejora continua no solo en el sistema de calidad sino en todas las actividades de la empresa.