Definiciones. Espeficaciones

El Diccionario de la Real Academia define especificar en su segunda acepción como “Fijar o determinar de modo preciso”.

Ya en anteriores entradas hemos descrito calidad como el ajuste a las especificaciones. Una definición amplia que conviene sea explicada con más detenimiento. Así el concepto de especificación de la definición se refiere a uno o varios documentos escritos donde quedan fijadas las características a tener en cuenta en relación con productos (denominación, aplicaciones, condiciones de uso, características de operatividad,…) servicios (descripción, características del servicio, procedimiento de prestación,…), tareas (descripción, entorno de ejecución, instrucciones de trabajo…), procesos (descripción, relación con otros procesos, procedimientos asociados,…), sistemas (descripción, relaciones con otros sistemas, recursos asociados,) y en general cualquier actividad.

Las especificaciones pues, abarcan un amplio conjunto de documentos que a su vez pueden tener carácter obligatorio o voluntario en cuanto su aplicación (una norma de calidad tiene carácter voluntario no obstante si la organización decide tomarla como referencia pasa a ser una especificación de carácter obligatorio, una ley es una especificación de obligado cumplimiento, por ejemplo la  ley de protección de datos). A su vez las especificaciones pueden diferentes grados de complejidad (desde la especificación de como se realiza una tarea o instrucción de trabajo hasta la concreción de un sistema de calidad en el manual de calidad).

Es pues, muy importante, al implantar un sistema de calidad, catalogar las especificaciones asociadas a cada actividad o componente del sistema (lista de documentos en vigor, archivo de leyes que aplican, manual de procedimientos, manual de instrucciones de trabajo,…) y asimismo es importante un seguimiento de la vigencia de las especificaciones ya que éstas no permanecen estables sino que evolucionan en el tiempo debiéndose adaptar a las circunstancias.

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