El informe de revisión por la dirección.

Parece ser que he sufrido un lapsus puesto que no he subido la entrada correspondiente la semana pasada (el plan es subir dos semanales). Realmente ha sido un descuido que nos disponemos a subsanar.

En la última entrada cerrábamos la serie dedicada al análisis de la norma 14001 y precisamente con el punto referido a la revisión por la dirección lo cual es un buen cierre.

Dado que el análisis puede quedar frio ya que debemos ceñirnos a las especificaciones recogidas, volvemos a retomar el tema de la revisión por la dirección, esta vez, desde un punto de vista más personal.

Lo que intento transmitir es que la revisión (que se debe realizar al menos una vez al año) es uno de los instrumentos más interesantes – importantes del sistema de calidad.

La toma de datos, la elaboración de indicadores no sirve de nada sin un análisis profundo y al más alto nivel.

Lógicamente el análisis lo puede realizar el responsable de calidad junto con su equipo (si dispone de él) pero en ese caso y sin el imperativo de la revisión por la dirección bien pudiera quedarse tal análisis en vía muerta.

Con esta especificación, la dirección debe comprometerse a revisar los datos extraídos del sistema precisamente de manera sistemática. El hecho de que se enumeren los aspectos a valorar no hace más que acrecentar la importancia de tal revisión. Es posible añadir otros aspectos que realmente no quedan bien recogidos en la enumeración: evolución de proveedores, revisión del plan de formación,…

Puede ser tentador para la alta dirección delegar en el responsable o departamento de calidad el cumplimiento de tal revisión, eso sí, con la preceptiva firma al final del informe. 

En cierta medida esta forma inadecuada de actuar se mitiga por el hecho de que el responsable de calidad es a la vez miembro de la alta dirección y que el responsable máximo (gerente, director,…) firma tal documento, por lo cual se da por enterado y lo avala (no vamos a pensar que firma un documento sin al menos leerlo).

Dado que parte del análisis muestra la evolución de las planificaciones operativas y estratégicas en sus diversos grados de cumplimiento, tiene que determinara cambios actuales y futuros y presentar acciones de mejora continua, es imperativo que la implicación en la elaboración de tal documento disponga de la profundidad que requiere. Lo cual enlaza con uno de los primeros requisitos a tener en cuenta cuando se pretende implantar un sistema de calidad: en grado de implicación y convencimiento de la alta dirección.

ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Verificación. Auditoría interna.

Todo sistema de calidad o de gestión ambiental debe ser auditado y así se recoge en la normativa. De hecho el sistema se sostiene sobre la base de la comprobación: “lo cumplo y lo puedo demostrar”.

En el caso de la 14001 la auditoría sirve para determinar si el sistema de gestión ambiental se ajusta a los requisitos establecidos en la norma, si estos se han implementado y se mantienen adecuadamente. 

La auditoría, cualquier auditoría de calidad, no tiene una función fiscalizadora tal como es la presunción habitual, sino que es un instrumento clave para el sostenimiento del sistema y la mejora continua. No hay un afán penalizador sino una determinación de señalar los defectos que se pueden hallar en un sistema que por definición no es perfecto (determinados estos por personas neutrales, los auditores) y que al tener que ser enmendados (si generan no conformidad), repercuten positivamente en la mejora del sistema.

Por otro lado, no hemos de olvidar que los resultados de las auditorías son una de las entradas de la revisión por la dirección por lo que las observaciones y recomendaciones que llegan a dirección pueden ser origen de acciones preventivas que a su vez aportan mejoras al sistema.

Las auditorías deben ser programadas y se establece la obligación de elaborar uno o varios procedimientos para ello (en la 9001 se especifica que el procedimientos debe ser documentado). Por lo general, las empresas  establecen un solo procedimiento que tiene tal nombre “Procedimiento de auditorías internas”.

En tal procedimiento se debe establecer al menos el programa de auditoría (frecuencia), la cualificación de los auditores (tipo de conocimientos necesarios, experiencia), el alcance (áreas a auditar),  las responsabilidades, la planificación y la información de los resultados.

ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Verificación. Seguimiento y medición.

Asociado a los procesos tanto en la 9001 como en la 14001 deben establecerse actividades de seguimiento y medición.

Este mandato se recoge en la norma 9001 entre distintos puntos (7.6 Control de dispositivos de seguimiento y medición; 8.1 Medición, análisis y mejora; 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos; 8.2.4 Seguimiento y medición de los productos; 8.4 Análisis de datos) mientras en la norma 14001 los requisitos se hallan establecidos en este punto analizado (4.5.1).

No obstante lo escueto del punto en la norma 14001, los procesos de seguimiento y medición de las operaciones que pueden tener un impacto ambiental significativo son muy importantes y así quedará reflejado en las auditorías correspondientes en las cuales estos requisitos suelen tomar especial relevancia. 

La norma explicita la obligación de establecer uno o varios procedimientos  para realizar el seguimiento de forma regular.

 Dado que en la industria gráfica prácticamente todos los procesos clave pueden generar impactos significativos, es muy conveniente establecer tales procedimientos y establecerlos bien. Puesto que determinados controles son complejos en cuanto a ejecución (control de demanda química de oxígeno en los vertidos de agua,…) es normal que la empresa tienda a subcontratar parte o todos de las actividades aunque claro está esto no la exime del control de tales empresas y actividades.

 Ha de tenerse en cuenta que los dispositivos de seguimiento y medición deben estar controlados y ser convenientemente calibrados, por lo que deben asociarse procedimientos o instrucciones de trabajos que establezcan estas operaciones junto con los registros correspondientes.

ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Implementación y operación. Emergencias.

Siempre es posible, aunque en ningún caso deseable, el que se den situaciones de emergencia o accidentes en la empresa. La mayor parte de estas situaciones puede afectar al medio ambiente y teniendo en cuenta esto, la norma demanda el desarrollo de uno o varios procedimientos que contemplen esta posibilidad, que tengan como fin prevenir estas situaciones y en el caso de que ocurran reducir sus efectos.

Tales procedimientos deben contrastarse periódicamente, lo cual implica la realización de simulacros (algunos de los cuales están legislados y por lo tanto son de obligado cumplimiento independientemente de esta exigencia normativa).

Como es lógico, tales procedimientos deben ser revisados para integrar posibles modificaciones en la empresa o en el sistema o como respuesta ante  emergencias y accidentes ocurridos.

Las emergencias y accidentes que tienen prioridad en el sistema de gestión ambiental son aquellos relacionados con los aspectos ambientales.

En la industria gráfica deberemos ser especialmente cuidadosos con los vertidos al suelo o al sistema de alcantarillado (restos de disolventes, tintas…), las emisiones a la atmósfera (disolventes volátiles de ciertos materiales,…), y la emisión de ruidos (dependiendo de las máquinas el nivel de ruido puede ser excesivo,…) y no solo porque lo demande la administración, y las normas de calidad si la empresa decide certificarse, sino porque las medidas tomadas (por costosas que estas sean) supondrán a medio y largo plazo un ahorro considerable en cuanto reducción o eliminación de accidentes, eliminación de penalizaciones administrativas, mejora en el clima laboral,…

Posibles procedimientos asociados con este punto son: identificación de aspectos ambientales (recordemos que es un requisito de esta norma), preparación y respuesta ante emergencias (por lo general contempla el simulacro de evacuación lo cual es obligado por ley, sería de interés para la empresa desarrollar las actuaciones ante otras emergencias), gestión de residuos y materiales (como originadores potenciales de residuos, vertidos, emisiones,…).

ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Implementación y operación. Comunicación.

Aunque se indica en las tablas de equivalencia ISO 9001 – ISO 14001 que este punto se corresponde con los puntos 5.5.3 comunicación interna y 7.2.3 comunicación con el cliente de la ISO 9001 poco o nada tiene que ver con los objetivos perseguidos así como los requisitos que despliega. 

En esta norma por lo pronto se hace referencia a la necesidad de establecer procedimientos (uno o varios) y por lo tanto, y al igual que en el anterior punto descrito, es altamente aconsejable que todas las actuaciones relacionadas con el cumplimiento de este requisito se recojan en un procedimiento documentado

La norma hace referencia a la comunicación en relación con los aspectos ambientales y el sistema de gestión ambiental, no obstante en los sistemas integrados de gestión debe incorporarse el resto de acciones comunicativas internas relativas al sistema de calidad y la comunicación con el cliente. 

Tal procedimiento debe contemplar el flujo de comunicación entre los distintos niveles y funciones de la empresa y como se establece, queda documentada y se responde a las comunicaciones con partes interesadas externas.

Es importante, y por ello debe quedar documentado, que la empresa decida si debe comunicar externamente información sobre sus aspectos ambientales significativos o no. En caso afirmativo se debe establecer el cómo, lo cual como es lógico debe quedar establecido en el procedimiento referido.

ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Implementación y operación. Competencia, formación y toma de conciencia

Este punto se corresponde con el 6.2.2 de la ISO 9001 diferenciando los objetivos en cuanto que la competencia, formación y toma de conciencia gira en torno al potencial de causar impactos medioambientales significativos que previamente hayan sido identificados por la organización (criterios de valoración de aspectos ambientales).

En realidad, y dado que las buena parte de las actividades realizadas en el sector gráfico pueden causar potenciales daños al medioambiente (cada vez menos debido a los esfuerzos continuados de todos los implicados) es poco razonable eximir a ciertos trabajadores de dotarles de la competencia necesaria en esta área partiendo de una formación periódica adecuada que deberá contemplarse en los planes de formación correspondientes y de la toma de conciencia (apoyada ésta en otras iniciativas: campañas de concienciación en carteles, revistas internas, boletines, etc.)

Es notorio el hecho de que la norma reclame uno o más procedimientos para que se tome conciencia, incrementando aparentemente la exigencia con respecto a la ISO 9001 en la cual no se hace referencia a procedimientos relacionados con este punto.

Para curarse en salud ante auditorías externas puede ser no solo conveniente sino imperativo desarrollar un procedimiento documentado asociado a este importante punto integrando los requisitos de la norma ISO 9001 y la ISO 14001.

ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Implementación y operación. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.

Al igual que en los sistemas de gestión de calidad ISO 9001 deben tenerse en cuenta los recursos disponibles para la implementación del sistema de gestión ambiental, comprendiendo éstos los recursos humanos, la infraestructura, los recursos financieros y los recursos tecnológicos debiendo adecuarse la implantación a la realidad específica de la empresa.

El mejor modo de establecer, documentar y comunicar  las funciones así como las responsabilidades asociadas es mediante la elaboración del consabido organigrama y el mapa de procesos correspondiente a la estructuración formal basada en procesos. El organigrama es un documento imprescindible en la empresa independientemente de que ésta esté certificada, el mapa de procesos aparece en los sistemas de gestión de la calidad que, p0r regla general, preceden a los sistemas de gestión mediambiental. El trabajo pues, consistirá en realizar la adaptación pertinente para incluir aquellos procesos propios del sistema de gestión ambiental.

Es normativo que se nombre un representante de la dirección (pueden ser varios y no se especifica que deba o deban pertenecer a la dirección, aspecto este muy destacable en la norma ISO 9001). Por lo general y dado que el sistema de gestión ambiental se integra junto con el sistema de gestión de la calidad el representante del sistema de calidad asume ambas funciones, debiendo pertenecer en este caso a la dirección. Lógicamente el sistema de gestión ambiental tiene requisitos y operativa propia por lo que dicho representante deberá haber recibido la formación pertinente de capacitación para asumir las nuevas funciones.

Será este representante el encargado de controlar la implantación y mantenimiento del sistema de gestión ambiental así como de servir de interlocutor ante la dirección, los grupos de interés.

ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Requisitos generales.

La ISO 14001 es la única norma certificable en gestión ambiental y más concretamente el punto 4 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL.

Estos requisitos se complementan con dos anexos a título informativo, EL ANEXO A ORIENTACIÓN PARA EL USO DE LA NORMA  y EL ANEXO B CORRESPONDENCIA ENTRE LA NORMA 14001 Y LA 9001.

La tendencia es dirigir las normas de gestión hacia una mayor integración como ya hemos destacado en relación con la nueva revisión de la 9001 publicada en el 2008.

Los requisitos generales de la 14001 concuerdan con los requisitos generales de la 9001 en cuanto que el sistema de gestión ambiental (SGA) debe establecerse, documentarse, implementarse y mantenerse de acuerdo a los requisitos establecidos en la norma. Como es lógico, la mejora continua del sistema es aspecto fundamental de este sistema al igual que en la 9001. El alcance, muy importante, debe quedar claramente especificado en la documentación.

Estos requisitos generales no causarán ningún problema a aquellas empresas que tengan ya implantado un sistema de gestión de la calidad  (SGA). A todos los efectos implica la elaboración de un manual de gestión ambienta el cual incluye el alcance, los procedimientos documentados requeridos por la norma y que veremos en próximas entradas, la política de gestión ambiental más los documentos y registros necesarios para la marcha del sistema.

La Gestión Ambiental en la industria gráfica.

La industria gráfica no es ajena a la preocupación por la gestión ambiental dado que es una industria etiquetada, con más o menos razón, como contaminante y se ve afectada por las medidas progresivas cada vez más restrictivas, a nivel nacional e internacional, que tienen que ver con dicho aspecto.

Ante esta realidad, el posicionamiento claro debe ser aquel que establece que la mejor defensa es un buen ataque.

Así, la certificación medioambiental no es ajena a las empresas gráficas. Son muchas las organizaciones de nuestro sector que llevan tiempo con esta certificación y otras tantas que están dando los pasos firmes en este sentido.

La certificación se basa en la norma ISO 14001, la norma certificable, y se constata mediante las auditorías ambientales pertinentes.

El proceso de certificación es similar en cuanto a procedimientos a seguir a la ISO 9001, de hecho no es inhabitual que la certificación se realice conjuntamente en aquellas empresas que deciden dar el paso y que previamente no disponían de certificado alguno.

La mejora continua implícita en la norma obliga a la organización a reducir consumos, emisiones nocivas y/o tóxicas así como desperdicios asociados a la actividad productiva. Este hecho, aunque parezca de difícil cumplimiento, es un factor motivador en cuanto que se pueden aunar intereses (de la propia empresa y de los trabajadores) y el resultado es positivo dada la valoración de este apartado por los clientes y el ahorro que una gestión ambiental adecuada puede significar en la cuenta de resultados en el capítulo de reducción de la contaminación y de la gestión de residuos.

La certificación ambiental hay que contemplarla pues, por parte de aquellos indecisos, no como un gasto sino como una inversión estratégica.

Calidad y diseño gráfico (V)

ELEMENTOS DE ENTRADA (II)

 2º) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables. Aquellos requisitos establecidos por las administraciones públicas, y especificados en leyes y reglamentos. Estos requisitos imponen restricciones en la forma o en el contenido (utilización de determinados formatos o inclusión de determinados contenidos).

 Los requisitos legales y reglamentarios deben ser conocidos por el diseñador por lo cual éste se debe informar siempre que obtenga encargos para un determinado sector donde apliquen. Es el propio cliente quien conoce tales requisitos y el que los debe proporcionar en las reuniones de preparación o adjuntar en los pliegos de condiciones (p ej. en concursos) no obstante el diseñador debe realizar su propia investigación en la medida de lo posible.

 Los requisitos más reconocibles son los que afectan al contenido al imponer la obligación de incluir determinados textos legales (avisos en los productos relacionados con el tabaco, textos obligatorios asociados a seguros y productos similares), además de la obligatoriedad de incluir determinados símbolos (de peligro, toxicidad, fragilidad,…).

La obligación legislativa de respetar determinados edificios históricos es un ejemplo de requisito que afecta a la forma al influir en el diseño de la señalética de las organizaciones que ocupan tales edificios.

 RECORDAMOS a todos los interesados en este tema que el próximo día 27 de este mes va a tener lugar el evento BACK TO MINE en las instalaciones del colegio Salesianos Atocha (Madrid). Este evento gira en torno a las experiencias de jóvenes diseñadores y por lo tanto es probable que a lo largo de las conferencias se comente la difícil pero interesante e insoslayable relación  entre el diseño y la calidad en el proceso y el producto.  Más información e inscripción en  www.backtomine.es