Al igual que en los sistemas de gestión de calidad ISO 9001 deben tenerse en cuenta los recursos disponibles para la implementación del sistema de gestión ambiental, comprendiendo éstos los recursos humanos, la infraestructura, los recursos financieros y los recursos tecnológicos debiendo adecuarse la implantación a la realidad específica de la empresa.

El mejor modo de establecer, documentar y comunicar  las funciones así como las responsabilidades asociadas es mediante la elaboración del consabido organigrama y el mapa de procesos correspondiente a la estructuración formal basada en procesos. El organigrama es un documento imprescindible en la empresa independientemente de que ésta esté certificada, el mapa de procesos aparece en los sistemas de gestión de la calidad que, p0r regla general, preceden a los sistemas de gestión mediambiental. El trabajo pues, consistirá en realizar la adaptación pertinente para incluir aquellos procesos propios del sistema de gestión ambiental.

Es normativo que se nombre un representante de la dirección (pueden ser varios y no se especifica que deba o deban pertenecer a la dirección, aspecto este muy destacable en la norma ISO 9001). Por lo general y dado que el sistema de gestión ambiental se integra junto con el sistema de gestión de la calidad el representante del sistema de calidad asume ambas funciones, debiendo pertenecer en este caso a la dirección. Lógicamente el sistema de gestión ambiental tiene requisitos y operativa propia por lo que dicho representante deberá haber recibido la formación pertinente de capacitación para asumir las nuevas funciones.

Será este representante el encargado de controlar la implantación y mantenimiento del sistema de gestión ambiental así como de servir de interlocutor ante la dirección, los grupos de interés.