ISO 9001

Calidad y diseño gráfico (VII)

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ELEMENTOS DE ENTRADA (IV)

4º) Cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo. Lo que comprende todos aquellos requisitos no recogidos en los apartados anteriores, bien impuestos por el cliente o bien impuestos por la empresa  o persona que realiza el diseño.

En general es difícil pensar en posibles requisitos que no tengan que ver con los aspectos tratados (requisitos de función, requisitos de desempeño, requisitos legales y reglamentarios, requisitos de diseños previos). No obstante, entre los requisitos no mencionados directamente y que habrá de tener en cuenta destacamos los requisitos técnicos de producción. Requisitos que influyen poderosamente en los ya mencionados y analizados hasta tal punto que pueden generar su incumplimiento.

 Estos requisitos explicitan los aspectos técnicos productivos que debe conocer el diseñador y como afectan al resultado final. El cliente puede o no proporcionar estos requisitos en función de su grado de conocimiento del diseño y producción gráfica por lo que en todo caso deberán ser tenidos en cuenta por el diseñador.

Tales requisitos se pueden basan en la normativa asociada (p ej. ISO 12647), en recomendaciones (p ej. recomendaciones Gracol o similares), en usos y costumbres o en las directrices de las empresas de producción. Por lo general el diseñador los conoce por propia iniciativa (ensayo y error) o a través de las adecuadas escuelas de formación.

Un requisito técnico de producción puede ser que, en cartelería, no se establezcan zonas de color solo con la tinta amarilla (por ejemplo textos, más aún si el fondo es blanco o de color claro.

Si se incumple este requisito por desconocimiento o desinterés, el resultado final del diseño puede verse afectado en cuanto a su función (como mínimo, problemas de legibilidad debido a falta de contraste) o en cuanto a su desempeño (decoloración excesivamente rápida del color por efecto de la luz, dada la pureza de esta tinta).

 RECORDAMOS a todos los interesados en este tema que el próximo día 27 de este mes va a tener lugar el evento BACK TO MINE en las instalaciones del colegio Salesianos Atocha (Madrid). Este evento gira en torno a las experiencias de jóvenes diseñadores y por lo tanto es probable que a lo largo de las conferencias se comente la difícil pero interesante e insoslayable relación  entre el diseño y la calidad en el proceso y el producto.  Más información e inscripción en  www.backtomine.es

Calidad y diseño gráfico (VI)

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ELEMENTOS DE ENTRADA (III) 

3º) La información proveniente de diseños similares. Es difícil imaginar un diseño, cualquier diseño, que surja de la nada, que no tenga antecedentes (diseños previos) e influencias (de lo realizado previamente en el sector que compite o de movimientos artísticos y modas,…).

 El diseño gráfico no está exento tales de influencias (en estos tiempos donde el diseño goza de prestigio, y con el apoyo de las nuevas tecnologías, las crea en muchos casos incluso), más aun cuando existe una trayectoria histórica y en el caso de que no exista (producto nuevo) existe un contexto que no se puede ni se debe eludir (se puede intentar cuestionar, lo cual es una opción más, pero en todo caso meditada y, precisamente, teniendo en cuenta la información disponible).

Es el cliente quien, en primera instancia, debe proporcionar la información necesaria. En algunos casos esta información es un requisito de partida claro e impuesto, en otros casos será el diseñador quien debe obtener esta información del cliente, en las reuniones previas de preparación. El diseñador debe planificar estas reuniones de recopilación de información de forma sistemática de tal manera que nada quede oculto o se obvie.

 Es importante que el cliente participe y proporcione sus ideas así como todo el material posible con el fin de evitar malentendidos en la relación. Un buen diseñador deberá obtener de esta reunión o reuniones (puede ser necesario más de una) la idea clara que tiene el cliente de lo que pretende obtener (recordemos que estamos en un campo en el cual todo el mundo “entiende” y no tendrá ningún empacho en abocetar, interpretar, comentar, corregir y/o componer lo que se tercie).

 En alguna ocasión (más de las que fuera razonable), el diseñador habrá de realizar una labor de investigación cuando el cliente no pueda proporcionar tal información, o ésta esté excesivamente sesgada o incompleta (por ejemplo será difícil que el cliente disponga de un dossier con los diseños de la competencia o diseños de productos similares de campos afines o complementarios)

 En cualquier caso, esta información es clave en cuanto que sienta las bases  y condiciona las actuaciones presentes y futuras y como tal debe ser tratada.

 RECORDAMOS a todos los interesados en este tema que el próximo día 27 de este mes va a tener lugar el evento BACK TO MINE en las instalaciones del colegio Salesianos Atocha (Madrid). Este evento gira en torno a las experiencias de jóvenes diseñadores y por lo tanto es probable que a lo largo de las conferencias se comente la difícil pero interesante e insoslayable relación  entre el diseño y la calidad en el proceso y el producto.  Más información e inscripción en  www.backtomine.es

Calidad y diseño gráfico (IV)

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ELEMENTOS DE ENTRADA (I)

Los elementos de entrada para el diseño y desarrollo comprenden:

1º) Los requisitos funcionales y de desempeño, aquellos requisitos que tienen que ver con la función y uso del producto gráfico a diseñar.

 Existen una amplia variedad de productos gráficos, es suficiente con pasar la vista a nuestro alrededor para darnos cuenta de la cantidad de productos impresos (o dicho de otra manera, ¿qué producto no está impreso?). Cada uno de estos productos tiene una función principal que bien puede ser comunicativa (un libro, un cartel, un calendario…) o no (un ordenador, un envase,…) pasando en este caso a ser la comunicación una función secundaria.

 En el primer caso, productos comunicativos, la forma se ajusta a la función. Pocas dudas pueden caber que el diseño formal del libro es uno de los más notables en la historia de la humanidad. En la actualidad el libro impreso está siendo cuestionado por otros formatos que hallarán su hueco en el mercado y que al cambiar la forma de presentación requieren nuevos planteamientos en su diseño. Lo mismo sucede con el resto de productos gráficos que, con mínimas variaciones, vienen reproduciéndose de forma similar a lo largo del tiempo.

Especial consideración se habrá de tener con los diseños destinados a los nuevos formatos de los dispositivos electrónicos (pantallas de ordenador, de libros electrónicos, de tabletas y de teléfonos móviles). Muchas oportunidades se extienden ante este campo al igual que en su día ocurrió con la construcción de interfaces amigables en Internet y a la que los diseñadores (gráficos) en su momento llegaron tarde perdiendo oportunidades y propiciando un cierto caos en el desempeño y la función.

 En el segundo caso, aquellos productos cuya función principal no es la comunicación, se aprovechan las superficies del producto para expresar un mensaje  que por lo general es informativo y/o publicitario (packaging por ejemplo). En este caso la función (comunicativa) se adapta, por lo general, a la forma. En este caso, el diseñador debe adaptarse a este condicionante (como es el contenedor del producto) y otros asociados (como debe manipularse el los procesos productivos o logísticos) y a la constitución de los materiales sobre los cuales se imprimirá el diseño (cartón, plástico, metal,…). Otros aspectos importantes a considerar son la aplicación y el uso, debiéndose tener en cuenta, desde el transporte, su ubicación (por ejemplo en los lineales), su vida útil (días, meses, años,…).

RECORDAMOS a todos los interesados en este tema que el próximo día 27 de este mes va a tener lugar el evento BACK TO MINE en las instalaciones del colegio Salesianos Atocha (Madrid). Este evento gira en torno a las experiencias de jóvenes diseñadores y por lo tanto es probable que a lo largo de las conferencias se comente la difícil pero interesante e insoslayable relación  entre el diseño y la calidad en el proceso y el producto.  Más información e inscripción en  www.backtomine.es

Calidad y diseño gráfico (III). 11 mayo 2010

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Más referencias normativas encontramos precisamente en la norma 9001, concretamente en el punto 7.3 Diseño y desarrollo, lo que indica el grado de importancia que se concede a este importante aspecto dentro del punto 7 Realización del producto.

 Esto es, todo producto (por ejemplo un producto gráfico o editorial) necesariamente requiere ser diseñado y posteriormente desarrollado. Curiosamente este es un punto que tradicionalmente quedaba excluido de la certificación en las empresas gráficas que optaron por certificarse cuando los requisitos de la norma no estaban unificados (las empresas se certificaban en la 9001, 9002 o 9003 en función de las exclusiones). En la actualidad es posible encontrar la exclusión del punto 7.2 alegando que en la empresa no se realiza diseño sino que se limita a realizar el producto a partir de los diseños ajenos. Esto, que es correcto, puede que no sea adecuado teniendo en cuenta que se excluye y por lo tanto se deja de prestar atención a un área clara de diferenciación competitiva (si hoy podemos obtener presupuestos en China menores que los presupuestos en nuestro propio país tal como desgraciadamente estamos viendo, y con niveles de calidad adecuados según especificaciones, las opciones de supervivencia pasan por la creatividad aplicada al diseño de los productos).

 Los requisitos en la norma, aunque farragosos en cuanto a su interpretación, no son complicados en cuanto a cumplimiento y permiten establecer una base sólida para el proceso de diseño. La norma es difícil de interpretar en este punto porque el enfoque del diseño es amplio en cuanto que debe recoger todas las ramas del diseño (hagamos el ejercicio de comparar el diseño industrial con el diseño gráfico, o el diseño de un Ferrari con el diseño de un cartel). No obstante, salvando las distancias, en esencia el diseño es el mismo en cuanto a procesos, tareas, actividades a ejecutar, controles y verificaciones.

 Por lo pronto y como primer requisito, la norma indica que el diseño debe ser planificado y controlado comprendiendo la planificación el establecimiento de las etapas, el control a aplicar en cada etapa (y aquí viene el lío ya que se divide en control en revisión, verificación y validación) y, lógicamente, las responsabilidades y autoridades. El amalgama que mantiene cohesionados estos elementos es la comunicación, aspecto este que debe ser atendido convenientemente.

 De nuevo la planificación, de nuevo el control, nada nuevo por otra parte.

RECORDAMOS a todos los interesados en este tema que el próximo día 27 de este mes va a tener lugar el evento BACK TO MINE en las instalaciones del colegio Salesianos Atocha (Madrid). Este evento gira en torno a las experiencias de jóvenes diseñadores y por lo tanto es probable que a lo largo de las conferencias se comente la difícil pero interesante e insoslayable relación  entre el diseño y la calidad en el proceso y el producto.  Más información e inscripción en  www.backtomine.es

Implantación de un sistema de calidad (III). Planificación 2

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La siguiente fase consiste en la generación de la documentación. Tal fase se compone de una serie de tareas que transcurren en paralelo, debiéndose comenzar con la redacción del manual de calidad, el cual en principio no debe generar ningún problema en cuanto que hay modelos que pueden ser usados como referencia y en todo caso disponemos de los requisitos recogidos en la norma y que deberemos adaptar a la realidad de la empresa. Uno de los requisitos de la norma es que los procesos queden definidos y se muestren sus interrelaciones por lo que una de las primera tareas consistirá en diseñar el mapa de procesos (en este blog se pueden encontrar ya bastantes entradas en relación con los procesos). La definición de los procesos es materia sumamente importante por lo que habrá de prestar especial atención a esté apartado.

En relación con los procesos hay que definir también los procedimientos asociados (no confundir proceso con procedimiento) y en todo caso al menos los procedimientos documentados obligatorios. El resto de procedimientos no son obligatorios pero si altamente recomendable que se establezcan y también a ser posible por medio de los empleados (recordemos que estos existen aún cuando no estén debidamente formalizados). Lógicamente si existen procedimientos y están documentados aún antes de la certificación, miel sobre hojuelas. No obstante será el momento de realizar una revisión a fondo y determinar posibles acciones de mejora (para ello, insistimos, puede ser buena idea constituir grupos de trabajo en función de las tareas a realizar).

Una vez elaborada la documentación habrá que disponer del período de implantación propiamente dicho (un mínimo de tres meses aunque es aconsejable un período más amplio) antes de realizar una preauditoría antes de la auditoría  de certificación.

Tras la auditoría de certificación es lógico que haya que realizar ajustes (normales) en función de las no conformidades detectadas.

Implantación de un sistema de calidad (II). Planificación 1

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Tras la decisión, el siguiente paso es la planificación de las actividades a realizar estableciendo plazos y recursos. Se habrá de tener en cuenta aspectos tales como la constitución de un equipo de trabajo formado por lo general por los principales responsables de las diferentes secciones y coordinado por el que será el responsable de calidad. El responsable de calidad debería tener dedicación exclusiva puesto que el trabajo que tiene por delante es lo suficientemente exigente como para no deba ser interferido por otras responsabilidades. Es muy aconsejable que participe el máximo responsable al menos en las reuniones de este recién constituido comité de calidad. Una de las primeras tareas del equipo o comité de calidad consistirá en realizar una valoración de cómo está la empresa con el fin de aprovechar aquello que sea posible. No debemos olvidar que debemos implantar mediante el convencimiento evitando la imposición. Existen métodos de trabajo que solo requieren una sencilla adaptación (no hay nada inventado) y tareas que solo requieren ponerlas por escrito.

Otra tarea en relación con lo anterior es la sensibilización del personal y en general los grupos relacionados con nuestra empresa (grupos de interés). La sensibilización requiere apelar a las ventajas que supone la implantación, los propios miembros del comité pueden constituir grupos de trabajo (grupos de mejora) en sus diferentes secciones con el fin de obtener el interés y la motivación necesaria, encomendando pequeñas tareas con el fin de conseguir la implicación de forma voluntaria.

Implantación de un sistema de calidad (I). Decisión

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La decisión de implantar un sistema de gestión de la calidad corresponde a lo que en la normativa se denomina “alta dirección”. Esta decisión, que es activa y meditada, supone un importante desembolso económico y una continuidad en el esfuerzo y de ahí que sea importante tener claros los beneficios (económicos, de gestión, de valor añadido ante los clientes) que puede suponer para la organización, en nuestro caso la empresa gráfica.

 La implantación de los sistemas de calidad supone cambios cualitativos en la empresa, de ahí la concienciación. En la implantación actual de sistemas de calidad se viene observando una pauta negativa en cuanto que el certificado se obtiene por las presiones del entorno no por el convencimiento en sus supuestas bondades. Esto significa que aquel que implanta buscará la máxima eficacia tirando de recursos genéricos, es decir, aplicar la ley del mínimo esfuerzo. Es posible y de hecho se están realizando, obtener certificaciones de calidad, medioambiente, cadena de custodia, etc. en plazos record en torno seis meses. Impresionante… si se tiene en cuenta que hay que hacer una labor  informativa y de concienciación, de delimitación de los procesos, de  puesta en marcha y observación… y pasar los correspondientes trámites de auditoría.

Es fácil partir de procesos genéricos, procedimientos genéricos, registros genéricos,… todas las empresas asesoras disponen de una buena cantidad de estos documentos, en Internet se pueden descargar de forma gratuita una buena cantidad, no obstante, cada empresa tiene su propia personalidad que es la que le ha permitido disponer de su hueco en el mercado haciéndose reconocible para todos los clientes. Esa personalidad se corresponde con métodos de trabajo que habrá de tener en cuenta al diseñar el sistema.

 No es que yo esté en contra de la utilización de genéricos, todo lo contrario (habrá que dedicar alguna entrada a perfiles de color por ejemplo), pero si que se deberá tener en cuenta las peculiaridades de la organización y tratar de adaptarlas de otra manera estaremos metiendo con calzador una metodología que provocará desajustes claros en el engranaje que puedan provocar malestar manifiesto en los recursos humanos, una de las piezas fundamentales de la empresa.

Análisis de la norma UNE 54130-1:2008 Manual de identidad visual corporativa (IX). Incorporación de otros símbolos

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Se da la circunstancia de que cada vez más empresas disponen de algún tipo de certificado. Los más extendidos y generalistas son, sin duda, los certificados de gestión de la calidad basados en la norma ISO 9001 o de gestión medioambiental basado en la norma 14001. Otros certificados de carácter genérico serían los sellos de excelencia del tipo EFQM en Europa o similares (Malcon Baldbridge en Estados Unidos,  o Deming Award en Japón).

Asimismo existen certificaciones específicas asociadas a una actividad, en la industria gráfica se están extendiendo las certificaciones en Cadena de Custodia  (FSC y PEFC) y en impresión según norma 12647-2, certificación emitida por FOGRA y de reconocido prestigio por lo tanto.

 En todos los casos, la certificación supone un importante reconocimiento por lo que  este hecho debe ser debidamente comunicado, con constancia, a todos los grupos de interés, mientras dure la certificación (la cual, por lo general, tiene vocación de continuidad). 

La certificación por lo general conlleva el derecho del uso de uno o varios símbolos o sellos de la certificación y que a su vez tiene unos requisitos estrictos de uso establecidos en las correspondientes especificaciones que se entregan junto con la certificación.

 A partir de tales requisitos, tiene gran interés recoger en el manual de identidad visual,aunque paradójicamente en la norma no se indique, las especificaciones de aparición de tales símbolos asociados a los propios en las manifestaciones comunicativas de la empresa en función de su uso (en material publicitario, en la página web, en la papelería corporativa,…) de tal manera que haya una continuidad en la presentación de tales símbolos asociados a la marca.

Los objetivos de calidad

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Un objetivo es algo que se quiere alcanzar. Un objetivo de calidad debe ser algo que se quiere alcanzar en relación con el cumplimiento de los requisitos establecidos (sistemas, procesos, productos, servicios), utilizando las herramientas y técnicas aplicadas de la gestión de la calidad. 

Un objetivo de calidad por lo tanto, debe diferenciarse de otros tipos de objetivos: financieros, comerciales… o lo que es lo mismo, cada función debe fijarse sus propios objetivos aunque el cumplimiento de los objetivos de la calidad repercuta de manera indirecta en el cumplimiento de otros tipos de objetivos (la reducción de fallos (objetivos de calidad) repercutirá positiviamente en la productividad y por lo tanto en obtención de beneficios (objetivo financiero).

El establecimiento de los objetivos de la calidad son requisitos del sistema (“…se deben fijar acciones para alcanzar los objetivos planificados”, “La documentación debe incluir una declaración de política y objetivos de calidad”, “El compromiso se confirma mediante la comunicación a la organización, la definición de la política y objetivos de calidad”, “Los objetivos de calidad deben documentarse debiendo ser consecuentes con la política de calidad y con la mejora continua”…).

 Establecida esta premisa recordemos los requisitos de los objetivos (que en este caso no están establecidos en la norma):

Deben ser específicos, claros, concisos. Que no haya la posibilidad de interpretaciones.

Deben ser medibles. Si no son medibles no son objetivos, son brindis al sol.

Deben ser alcanzables, Si no son alcanzables son una condena para los implicados.

Deben proporcionar ventajas, mejoras frente a la situación de partida.

Deben tener una fecha de consecución, un horizonte temporal.

Deben ser los justos, ni muchos ni pocos.

Deben tener en cuenta el resto de objetivos de la organización.

La definición correcta de los objetivos de calidad, el control de las acciones para su cumplimiento (mediante los indicadores) y su valoración posterior es un ejercicio que se debe realizar mediante los correspondientes planes de mejora continua y debe integrarse en la revisión por parte de la dirección.

Grupos de mejora

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Los grupos de mejora son grupos de trabajo en equipo de entre 4 y 8 personas que tratan temas concretos. Estos temas se pueden corresponder con la resolución de determinados problemas detectados o con el planteamiento de mejoras en los procesos. Es aconsejable que los miembros del grupo participen de forma voluntaria y que se disponga de los tiempos y lugares para el adecuado desarrollo de la tarea. Las reuniones deben planificarse, estableciendo reuniones periódicas y un periodo máximo para la obtención de resultados.

Dependiendo de la tarea a realizar los miembros del grupo pueden pertenecer a un solo departamento o por el contrario pertenecer a distintos departamentos.

Es normal que los grupos de mejora se formen puntualmente para el objetivo definido por lo que una vez obtenidos los resultados y realizado el seguimiento oportuno el grupo se deshaga. Por otro lado, es posible establecer grupos de mejora permanentes si las tareas son continuadas.

El procedimiento de trabajo incluye las siguientes  acciones:

–          Delimitar el problema o la potencial mejora

–          Conocer los hechos relacionados y los factores de influencia

–          Presentar alternativas de solución

–          Analizar y seleccionar las alternativas más adecuadas

–          Evaluación del coste/beneficio de la alternativa que se presenta como solución

–          Determinar los indicadores de seguimiento de los resultados

–          Poner en marcha y realizar el seguimiento