Un factor crítico de éxito consiste en el planteamiento claro de la necesidad de superar un obstáculo durante el despliegue de una estrategia para alcanzar uno o varios objetivos. Se habla en plural, factores críticos de éxito, puesto que es previsible que encontremos varios obstáculos, que a su vez interactúan entre sí, durante la implementación de la estrategia. Si no son superados será difícil o incluso imposible cumplir los objetivos en un grado satisfactorio.

Ejemplo de obstáculos son:

Una ley restrictiva publicada o pendiente de publicación

Una campaña agresiva de la competencia

Nula formación de los empleados en un aspecto necesario para desarrollar la estrategia

Es necesario establecer un método para determinar cuales de estos factores (obstáculos a superar) son realmente críticos con el fin de establecer prioridades en su solución.

En primer lugar, y partir del planteamiento de una estrategia que conlleva el cumplimiento de determinados objetivos, se establece un grupo de mejora (en posteriores entradas) encargado de determinar los factores críticos o frenos para el éxito. El grupo mejora lo forman miembros de los procesos afectados (al menos el propietario del proceso, un responsable de calidad o asesor externo que actuará a modo de moderador, empleados a cuales afecta la estrategia y empleados de otros procesos o departamentos directa o indirectamente afectados).

A los miembros del grupo se le informa de la estrategia y los objetivos y a partir de esta información se pretende que se determinen las influencias dominantes que afectan a la estrategia, tanto en clave positiva como negativa.  Una influencia dominante es algo que afecta en alto grado al cumplimiento de la estrategia. La influencia puede ser positiva o negativa y naturalmente aparecen varias a la vez interrelacionadas entre sí.

En este punto es plausible plantear un análisis DAFO Análisis > (DAFO. 10 febrero 2010), ya que los obstáculos pueden tener origen interno o externo (debilidades o amenazas) y eventualmente la solución puede hallarse en virtudes internas o movimientos externos (fortalezas u oportunidades). Otras técnicas más creativas tales como la tormenta de ideas (en posteriores entradas) pueden ser de utilizadas para concretar tales influencias.

Ejemplos de influencias son:

Actuaciones del gobierno: leyes, ayudas,… (Externa: amenazas u oportunidades)

Competencia: lanzamiento de nuevos producto, bajadas de precio,… (Externa: amenazas)

Las personas de la organización: formación, motivación,… (Interna: fortaleza o debilidad)

Una vez halladas las influencias se determinan los factores críticos de éxito (obstáculos) asociados. Se tratará de jerarquizarlos, con las técnicas oportunas en cuanto a grado de influencia en el desarrollo de la estrategia y en la consecución de los objetivos. No es aconsejable trabajar con más de ocho factores críticos de éxito dado que así permite centrar la atención en unos pocos, críticos > (Las siete herramientas de la calidad. Diagramas de Pareto. 19 enero 2010) y destinar los recursos pertinentes.

Los factores críticos de éxito se expresan como necesidad, “necesitamos…” “tenemos que…” “Debemos…” con el fin de que quede claro que se deben plantear las actividades oportunas que satisfagan tales necesidades.

Ejemplos de Factores críticos de éxito son:

Productividad >  “Necesitamos incrementar la productividad”

Certificaciones >  “Debemos certificarnos en medioambiente”

Nuevas tecnologías > “Tenemos que formarnos en TIC aplicadas a nuestra industria”