Back to mine 2011. Recomendaciones asociadas al proceso de diseño. II Recopilación de datos

Fundamental en cualquier proyecto de comunicación es el hecho de acotar bien el campo de trabajo. La recogida de información en un área tan compleja, es esencial si tenemos en cuanta todos los condicionantes que intervienen en el proceso comunicativo y más aun si tenemos en cuenta las más que probables intromisiones del cliente (un campo éste del diseño en el cual todo el mundo “entiende”).

Los aspectos que deben ser tenidos en cuenta y que se contemplan en el  apartado correspondiente de la norma 9001 son los siguientes.

•          Los requisitos de desempeño del proyecto. Se corresponde con la propuesta de contenido. Responde a la pregunta de qué es lo que se pretende con la propuesta. Delimita la comunicación a partir de contenidos de proyectos previos y la segmentación del público al cual va dirigido. (p.ej. aumentar la notoriedad de marca).

•          Los requisitos funcionales de los productos asociados. Se corresponde con la propuesta formal. Concreta los vehículos de difusión de los mensajes, aquellos que se adecuan a los contenidos (y al presupuesto).

•          Los requisitos legales y reglamentarios (si los hubiera). Básicamente las restricciones asociadas por las distintas administraciones. Incluir mensajes obligatorios, eliminar referencias inverificables o que se interpreten erróneamente…

•          Otros requisitos. Imposiciones del cliente no negociables. Restricciones presupuestarias, reutilización de recursos previos,…

•          Recopilación de trabajos previos del cliente o proyectos similares. No partir de la nada sino de lo que ya está elaborado. En todo caso es posible realizar una reinterpretación profunda, pero los cambios drásticos en la comunicación  solo deben ser consecuencia de los cambios profundos operados en la organización o en sus productos y responder por lo tanto a un cambio estructural claro.

Existen plantillas operativas que recogen los principales aspectos a tener en cuenta en esta recogida de información con mayores o menores variaciones con respecto a lo expuesto. El briefing (de nuevo la terminología anglosajona. Ver la anterior entrada) es el documento que recoge los principales aspectos a tener en cuenta en las reuniones con el cliente y los trabajos posteriores de validación y control.

El porcentaje de tiempo dedicado a esta labor (recopilación y análisis de la información) debiera superar el 50% del total del tiempo empleado al proyecto (otras relaciones porcentuales probablemente expresen una mala definición en origen y por lo tanto una mala ejecución que incluye nuevos replanteamientos, cuellos de botella o callejones sin salida.

Graphispag 2011. Gestión de la calidad en el sector gráfico

 

Llevamos una semana atípica pero por buenos motivos: se ha celebrado Graphispag y hemos tenido que ir a fichar. En los próximos meses veremos distintas valoraciones en la prensa especializada y en los portales relacionados por lo que no nos vamos a detener el realizar apreciaciones propias (al menos por ahora).

Remito a los interesados a la publicación impresa que distribuía gratuitamente industriagraficaonline en la feria y que entiendo colgarán en su portal próximamente (si no es así, supongo que se podrá pedir por correo). En esta publicación “Claves de futuro para la industria gráfica” se hace una serie de preguntas a distintos personajes de nuestro sector que en su conjunto desvelan unas pautas claras del posible comportamiento a corto, medio y largo plazo de nuestra industria.

Una de las entradas está firmada por mí, pero representa el sentir de nuestro departamento de artes gráficas de Salesianos Atocha. Dejaremos un tiempo prudencial para que el portal lo cuelgue y si no es así incorporaremos nuestra aportación a través de este blog o el blog de nuestro departamento: http://maniagrafica.wordpress.com/

 Otra novedad que quiero destacar y que me atañe directamente, es la publicación del libro “Gestión de la calidad en el sector gráfico” del cual soy autor. No se ha realizado aun ninguna presentación oficial pero ya se puede adquirir a través de librerías especializadas o a través de los portales de las editoriales Aral, CPG y de CoeditaTemas:

  

http://editorialaral.com/  

http://www.coeditatemas.com/

http://www.produccionproyectosgraficos.es/blog/

No es nada nuevo este hecho para el que siga este blog dado que lo he venido mencionando en ocasiones e incluso alguna entrada ha servido de base para la confección de partes de este libro. Esperemos que sea del agrado de todos y contribuya a la mejora del  sector.

Recomendaciones asociadas al proceso de realización. Originales

Todo lo que entra en la sección de realización debe ser considerado original. Esto es, en los tiempos que corren, la mayor parte de los archivos son digitales por lo que es lógico pensar que el cliente o autor en su caso, dispone del original y lo que en realidad envía es una copia.

Y por lo general es así, pero independientemente de ello, la empresa gráfica debe tratar tal copia como si del original se tratara. Ni que decir tiene que esta aseveración es más imperativa si el original es analógico.

En la norma 9001 se hace referencia expresa a todo lo que es propiedad del cliente, estableciendo que cualquier material que proceda de éste debe ser convenientemente custodiado (éste es el caso) hasta la realización del producto (no es habitual que se necesite puesto que, como hemos dicho, trabajaremos a partir de la copia, pero pudiera darse el caso excepcional de que hubiera que realizar nuevas copias (por deterioro o pérdida de las primeras) o servir de referencia a lo largo del proceso (comparación subjetiva u objetiva).

Así que, aunque no obligatorio, sí es muy aconsejable desarrollar un procedimiento (o instrucción de trabajo) que contemple la recepción, copia y custodia de los materiales que entrega el cliente (y que incluyen los originales).

Los registros asociados deberán incluir la fecha de entrada, características de los originales, fecha de copia, ubicación en el archivo y fecha de liberación. Dado que la mayoría de los originales son digitales y el entorno de trabajo es digital, es razonable  reservar un espacio de almacenamiento en un servidor dedicado para su custodia y crear un sencillo registro digital (una tabla de Excel o similar) por lo que el archivo y  control no debe generar grandes conflictos.

No mucho más complicado es reservar un espacio de almacenamiento físico (un armario o sección en el almacén) para custodiar los originales analógicos una vez que se han digitalizado y hasta su liberación.

Con estos sencillos procedimientos pueden ahorrarse algunos retrasos e incluso conflictos que pueden se graves y que supongan un serio deterioro en las relaciones con los cliente e incluso pleitos.

El informe de revisión por la dirección.

Parece ser que he sufrido un lapsus puesto que no he subido la entrada correspondiente la semana pasada (el plan es subir dos semanales). Realmente ha sido un descuido que nos disponemos a subsanar.

En la última entrada cerrábamos la serie dedicada al análisis de la norma 14001 y precisamente con el punto referido a la revisión por la dirección lo cual es un buen cierre.

Dado que el análisis puede quedar frio ya que debemos ceñirnos a las especificaciones recogidas, volvemos a retomar el tema de la revisión por la dirección, esta vez, desde un punto de vista más personal.

Lo que intento transmitir es que la revisión (que se debe realizar al menos una vez al año) es uno de los instrumentos más interesantes – importantes del sistema de calidad.

La toma de datos, la elaboración de indicadores no sirve de nada sin un análisis profundo y al más alto nivel.

Lógicamente el análisis lo puede realizar el responsable de calidad junto con su equipo (si dispone de él) pero en ese caso y sin el imperativo de la revisión por la dirección bien pudiera quedarse tal análisis en vía muerta.

Con esta especificación, la dirección debe comprometerse a revisar los datos extraídos del sistema precisamente de manera sistemática. El hecho de que se enumeren los aspectos a valorar no hace más que acrecentar la importancia de tal revisión. Es posible añadir otros aspectos que realmente no quedan bien recogidos en la enumeración: evolución de proveedores, revisión del plan de formación,…

Puede ser tentador para la alta dirección delegar en el responsable o departamento de calidad el cumplimiento de tal revisión, eso sí, con la preceptiva firma al final del informe. 

En cierta medida esta forma inadecuada de actuar se mitiga por el hecho de que el responsable de calidad es a la vez miembro de la alta dirección y que el responsable máximo (gerente, director,…) firma tal documento, por lo cual se da por enterado y lo avala (no vamos a pensar que firma un documento sin al menos leerlo).

Dado que parte del análisis muestra la evolución de las planificaciones operativas y estratégicas en sus diversos grados de cumplimiento, tiene que determinara cambios actuales y futuros y presentar acciones de mejora continua, es imperativo que la implicación en la elaboración de tal documento disponga de la profundidad que requiere. Lo cual enlaza con uno de los primeros requisitos a tener en cuenta cuando se pretende implantar un sistema de calidad: en grado de implicación y convencimiento de la alta dirección.

El catálogo del Bulli, la calidad en general y la calidad gráfica en particular.

A lo largo de los últimos meses, los sábados (si no hay eventos, por lo general deportivos, que impongan su ley), televisión española, a través de su segunda cadena, viene emitiendo los capítulos correspondientes a la serie documental El Bulli, Historia de un sueño. Catálogo audiovisual 1963-2009”. Según mis cuentas, el próximo sábado  (11/12/2010) se corresponde con la última entrega.

Para aquellos que no lo sepan, el Bulli ha sido considerado durante los últimos cuatro o cinco años el mejor restaurante del mundo (este año “ha perdido” tal consideración) y no, nadie se ha equivocado, este sigue siendo un blog de calidad en la industria gráfica.

No obstante por lo que a este blog interesa y a sus hipotéticos seguidores quiero destacar la circunstancia de que en esta serie de documentales,  y de una manera extensa, se presenta la evolución de una empresa desde sus orígenes hasta el momento actual, con la extraordinaria circunstancia de que tal empresa se ha convertido en un referente mundial en su campo. Es pues, un documento excepcional y esto bien se merece un comentario.

A medida que he ido visionando esta minuciosa disección de tal proyecto empresarial no he podido por menos que hacer comparaciones con respecto a los principios sobre los que se cimentan los sistemas de calidad y modelos de excelencia:

  Los principios básicos del sistema ISO:

  • Enfoque dirigido al cliente
  • Liderazgo
  • Participación personal
  • Enfoque basado en procesos
  • Enfoque de sistema para la gestión
  • Mejora continua
  • Enfoque basado en hechos para la toma de decisión
  • Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores

Los conceptos fundamentales EFQM 2010:

  • Lograr resultados equilibrados
  • Añadir valor para los clientes
  • Liderar con visión, inspiración e integridad
  • Gestionar por procesos
  • Alcanzar el éxito mediante las personas
  • Favorecer la creatividad y la innovación
  • Desarrollar alianzas
  • Asumir la responsabilidad de un futuro sostenible

No voy a analizar en que puntos me ha parecido encontrar en los videos cada uno de estos principios, más bien lo que propongo es que tal tarea la realice, si tiene a bien, el amable lector. Merece la pena.

 Nota: no discutimos aquí si estamos  o no de acuerdo con la cocina del Bulli, sino de las claves del éxito empresarial y como en las raíces de este éxito reconocemos el abono de los principios de la  gestión de la calidad. Para aquellos que crean que la cocina de el Bulli es solo para unos pocos privilegiados, que vaya a cualquier restaurante medianamente curioso (no es necesario que tenga estrellas Michelín) y con mucha seguridad le servirán algo que está basado en los desarrollos creativos del Bulli.

Las diferentes partes se hallan:

  1. http://www.rtve.es/mediateca/videos/20101002/catalogo-bulli-02-10-10/892503.shtml
  2. http://www.rtve.es/mediateca/videos/20101009/catalogo-bulli-parte-2-09-10-10/898029.shtml
  3. http://www.rtve.es/mediateca/videos/20101016/catalogo-bulli-iii-16-10-10/904351.shtml
  4. http://www.rtve.es/mediateca/videos/20101023/catalogo-bulli-parte-4-1994-1996-23-10-10/910068.shtml 
  5. http://www.rtve.es/mediateca/videos/20101030/catalogo-bulli-parte-5-1996-1999-30-10-10/916452.shtml 
  6. http://www.rtve.es/mediateca/videos/20101106/catalogo-bulli-parte-6-1999-2002-06-11-10/924048.shtml 
  7. http://www.rtve.es/mediateca/videos/20101113/catalogo-bulli—parte-7-2003-2005—13-11-10/930263.shtml 
  8. http://www.rtve.es/mediateca/videos/20101127/catalogo-bulli—parte-8-2005-2007/943820.shtml
  9. http://www.rtve.es/mediateca/videos/20101204/catalogo-bulli—parte-9-2007-2009/953077.shtml

Calidad y diseño gráfico (XII y fin de la serie)

CONTROL DE CAMBIOS

Como es lógico, todos los cambios en este proceso (que en sí es un proceso de cambios) deben identificarse y registrarse.

Los resultados de los cambios realizados deben seguir las fases descritas en anteriores entradas (revisión, verificación y validación) dado que de lo que se trata es de un nuevo diseño que como tal debe ser tratado.

Los cambios tener un origen interno (planteamiento de diferentes enfoques) lo cual es parte del proceso y por lo tanto deben estar incluidos en el presupuesto, o pueden tener origen externo, por sugerencias o imposiciones del cliente no debidamente reflejadas en las reuniones de toma de datos (debidos a dudas de última hora, cambios en el parecer, influencias de terceros,…) que por lo general no están incluidas en el presupuesto y que pueden afectar claramente a los beneficios estimados por lo que se habrá de ir con cuidado en relación con este punto.

Con esta valoración terminamos esta serie dedicada a diseño y calidad que se inició como complemento a la organización y puesta en marcha del evento Back to mine, el pasado 27 de mayo. La serie se ha centrado en los puntos de la norma ISO 9001 que desarrollan los aspectos a considerar en relación con el diseño y desarrollo. Otros aspectos del diseño que proceden de recomendaciones y usos y costumbres serán tratados en próximas entregas (tal vez aprovechando el Back to mine de 2011).

Calidad y diseño gráfico (XI)

VALIDACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO

Las propias pruebas sirven para validar, en condiciones controladas, que el producto resultante del diseño y desarrollo cumple los requisitos especificados.

La validación complementa y refuerza la verificación. Se debe entender, aunque no se indique en la norma, que la validación la realizará el diseñador junto con el cliente quien dará el visto bueno final mediante el mecanismo que correspondiente (en el registro establecido y por lo general mediante la firma autorizada).

Dada la importancia de esta fase, no vale cualquier prueba ya que éstas puede que no reflejen las características del producto que han de cumplir las especificaciones (el color por ejemplo). Las pruebas certificadas son las más apropiadas para tal tarea.

Calidad y diseño gráfico (X)

VERIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO

Se verifica la capacidad de los resultados del diseño y su desarrollo para cumplir los requisitos de los elementos de entrada (sobre requisitos véanse entradas anteriores).

Los requisitos de entrada pueden tener más o menos complejidad por lo que es conveniente hacer una lista de chequeo donde se habrán recogido tales requisitos y los aspectos a verificar (por ejemplo elaborando las correpondientes plantillas de inspección. Entrada: Las siete herramientas de la calidad. Plantillas de inspección.)

La verificación del diseño gráfico se realiza a partir de las pruebas asociadas a este proceso.

 Deben registrase convenientemente los resultados de la verificación.

Calidad y diseño gráfico (IX)

REVISIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO

El diseño y su desarrollo, debe ser revisado en función de la planificación establecida y de manera sistemática valorando su capacidad para cumplir los requisitos previamente especificados.

Asimismo la revisión es uno de los momentos más apropiados para detectar potenciales problemas que puedan presentarse en la producción o en su uso posterior dado la fase inicial en la cual se halla el proyecto.

En el diseño gráfico, las propias pruebas permiten determinar en estas tempranas fases cualquier potencial fallo dadas las propias características de éstas. De nuevo, en función del grado de complejidad del producto pueden establecerse diferentes tests que permitan introducir datos objetivos en la valoración.

Tal revisión la realizarán las personas implicadas, teniendo en cuenta que habrá un responsable final con capacidad de tomar decisiones. Los resultados habrán de recogerse en los registros correspondientes.

Insistimos que la revisión debe ser sistemática y concienzuda, necesita un tiempo y un análisis para ser una verdadera revisión, implica plantearse problemas futuros en la producción y en el comportamiento posterior del producto. Es por eso que no sirve una revisión apresurada, sobre la pantalla o sobre una prueba impresa no debidamente realizada.

Es aconsejable que se establezcan reuniones de revisión objetivas, bien conducidas y que queden recogidas las conclusiones en el registro correspondiente.

El tiempo y los recursos empleados en esta fase bien merecen la pena, tengamos en cuenta que la revisión bien realizada pasará desapercibida (el resultado final será el esperado) mientras que una mala revisión puede tener resultados catastróficos para el proyecto en su conjunto.

Calidad y diseño gráfico (VIII)

RESULTADOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO

Los resultados del diseño y desarrollo gráfico y editorial comprenden el propio diseño en el grado de desarrollo especificado más la información para la producción que lo acompaña.

Lo normal es que el  resultado del diseño gráfico y editorial pueda concretarse en una prueba física que puede emular perfectamente el resultado esperado y, aún más, servir de referencia en el caso de ser aprobada. El resultado, como es lógico, debe cumplir los requisitos de entrada establecidos.

Esta importante prueba física debe ir acompañada con la información apropiada para la producción, concretada en un documento, tanto más completo cuanto más complejo sea el producto.

Este documento mencionado, denominémosle por ejemplo “especificaciones y recomendaciones del diseño para la producción y uso del producto”, según que producto se trate, deberá recoger también aquella información que se considere relevante, desde el punto de vista del diseño, en relación con la posible manipulación y utilización posterior del producto.