Todo lo que entra en la sección de realización debe ser considerado original. Esto es, en los tiempos que corren, la mayor parte de los archivos son digitales por lo que es lógico pensar que el cliente o autor en su caso, dispone del original y lo que en realidad envía es una copia.

Y por lo general es así, pero independientemente de ello, la empresa gráfica debe tratar tal copia como si del original se tratara. Ni que decir tiene que esta aseveración es más imperativa si el original es analógico.

En la norma 9001 se hace referencia expresa a todo lo que es propiedad del cliente, estableciendo que cualquier material que proceda de éste debe ser convenientemente custodiado (éste es el caso) hasta la realización del producto (no es habitual que se necesite puesto que, como hemos dicho, trabajaremos a partir de la copia, pero pudiera darse el caso excepcional de que hubiera que realizar nuevas copias (por deterioro o pérdida de las primeras) o servir de referencia a lo largo del proceso (comparación subjetiva u objetiva).

Así que, aunque no obligatorio, sí es muy aconsejable desarrollar un procedimiento (o instrucción de trabajo) que contemple la recepción, copia y custodia de los materiales que entrega el cliente (y que incluyen los originales).

Los registros asociados deberán incluir la fecha de entrada, características de los originales, fecha de copia, ubicación en el archivo y fecha de liberación. Dado que la mayoría de los originales son digitales y el entorno de trabajo es digital, es razonable  reservar un espacio de almacenamiento en un servidor dedicado para su custodia y crear un sencillo registro digital (una tabla de Excel o similar) por lo que el archivo y  control no debe generar grandes conflictos.

No mucho más complicado es reservar un espacio de almacenamiento físico (un armario o sección en el almacén) para custodiar los originales analógicos una vez que se han digitalizado y hasta su liberación.

Con estos sencillos procedimientos pueden ahorrarse algunos retrasos e incluso conflictos que pueden se graves y que supongan un serio deterioro en las relaciones con los cliente e incluso pleitos.