Iniciamos con esta entrada una serie dedicada a los diferentes subprocesos gráficos asociados a los principales procesos productivos que se pueden hallar en las organizaciones del sector gráfico comenzando por el proceso de preimpresión y tratando de mantener una constancia en la entrega. No obstante, si lo estimamos oportuno, interrumpiremos la serie se para dar entrada a otros temas de interés.

 ÁREA PREIMPRESIÓN. Podemos definir un subproceso en la recepción de originales cuya finalidad consiste en verificar que el original presenta las condiciones adecuadas para la realización del trabajo. Este subproceso se inicia en la recepción y termina con la copia del original dispuesto para su tratamiento posterior.

Debe establecerse un método de custodia del original mientras esté en la organización (independientemente que se sepa que el “original” no es tal sino una  copia y hasta que se libera (se envía al cliente o este indica que no es necesario su devolución). 

Asociada a la verificación deberá existir un registro de visto bueno del responsable de la verificación o del departamento (según se establezca).

Debemos entender por proveedores de este subproceso bien el cliente externo o el propio comercial, si bien este último ejerce de intermediario.

La orden de trabajo, ya emitida, acompaña al original, de tal manera pueda servir de referencia con respecto a las especificaciones y así mismo recoger en la propia orden o en registro asociado, los aspectos de relevancia detectados durante la verificación.

Si el resultado final de la verificación es positivo se procede a realizar la copia de trabajo, el archivo del original y el registro de validación (puede incluirse en la propia orden de trabajo) con lo que quedaría terminado el subproceso.

Para terminar la serie relativa a la ficha de proceso:

Los recursos humanos son los empleados que comúnmente realizan las actividades del proceso. Estos pueden tener continuidad durante largos períodos de tiempo o, por el contrario, rotar en función de turnos y otras eventualidades.

En el primer caso puede suceder que se asocien demasiado íntimamente procesos con personas, que se establezca un ciclo conservador donde las innovaciones no son bien recibidas, o que se levanten barreras de entrada a nuevos empleados entre otras posibles deficiencias.

En el segundo caso, entre más variación haya en los recursos humanos más necesidad de control de proceso y procedimientos. Mayor necesidad de formación asociada.

 Los recursos tecnológicos son las máquinas y restos de dispositivos necesarios para que el proceso pueda realizarse.

 Las restricciones hacen referencia a los impedimentos o limitaciones tecnológicas o de conocimiento de los recursos humanos (no se puede hacer algo porque la tecnología o la formación no es la adecuada). Las restricciones son limitaciones internas y pueden constituir áreas de mejora.

Los procedimientos comprenden las instrucciones para realizar las actividades, los puntos de control asociados, los documentos y registros que afectan.

Las leyes y reglamentos son documentos externos de tipo administrativo de obligado cumplimiento y que por lo general introducen restricciones al desempeño.  Las leyes y reglamentos constituyen, por lo tanto, restricciones de carácter externo. Su conocimiento es obligatorio, su evolución debe ser prevista.

Los indicadores son valores obtenidos a partir de la aplicación práctica del control de proceso. Bien planificados y establecidos indican el comportamiento del proceso siendo herramienta imprescindible para la mejora continua. Los indicadores deben ser:

–         Constantes,  no variar con el tiempo

–         Pertinentes, la información aportada debe ser relevante

–         Pocos, no conviene perderse en un bosque de indicadores