Para terminar la serie relativa a la ficha de proceso:

Los recursos humanos son los empleados que comúnmente realizan las actividades del proceso. Estos pueden tener continuidad durante largos períodos de tiempo o, por el contrario, rotar en función de turnos y otras eventualidades.

En el primer caso puede suceder que se asocien demasiado íntimamente procesos con personas, que se establezca un ciclo conservador donde las innovaciones no son bien recibidas, o que se levanten barreras de entrada a nuevos empleados entre otras posibles deficiencias.

En el segundo caso, entre más variación haya en los recursos humanos más necesidad de control de proceso y procedimientos. Mayor necesidad de formación asociada.

 Los recursos tecnológicos son las máquinas y restos de dispositivos necesarios para que el proceso pueda realizarse.

 Las restricciones hacen referencia a los impedimentos o limitaciones tecnológicas o de conocimiento de los recursos humanos (no se puede hacer algo porque la tecnología o la formación no es la adecuada). Las restricciones son limitaciones internas y pueden constituir áreas de mejora.

Los procedimientos comprenden las instrucciones para realizar las actividades, los puntos de control asociados, los documentos y registros que afectan.

Las leyes y reglamentos son documentos externos de tipo administrativo de obligado cumplimiento y que por lo general introducen restricciones al desempeño.  Las leyes y reglamentos constituyen, por lo tanto, restricciones de carácter externo. Su conocimiento es obligatorio, su evolución debe ser prevista.

Los indicadores son valores obtenidos a partir de la aplicación práctica del control de proceso. Bien planificados y establecidos indican el comportamiento del proceso siendo herramienta imprescindible para la mejora continua. Los indicadores deben ser:

–         Constantes,  no variar con el tiempo

–         Pertinentes, la información aportada debe ser relevante

–         Pocos, no conviene perderse en un bosque de indicadores

El nombre del proceso debe ser conciso y claro, recogiendo en un solo concepto la finalidad del mismo (ej. Proceso de impresión).

El propietario del proceso es su máximo responsable desde el punto de vista de la calidad (ej. Director de producción). El propietario tiene implicación directa y corresponsabilidad en la toma de decisiones en todo lo que atañe al proceso. Dirige y controla su evolución, dirige asimismo las acciones de mejora en relación con el proceso. Da cuentas al Comité de Calidad de su gestión.

Los límites establecen el inicio y final del proceso. El proceso se inicia a partir del resultado final de un proceso previo (ej. planchas filmadas) y el final es la liberación del producto para el proceso siguiente (ej. pliego impreso).

La finalidad describe el objetivo del proceso concretado en un resultado final (ej. obtener pliegos impresos a partir de las instrucciones recogidas en la orden de trabajo y las formas impresoras obtenidas a partir de las especificaciones recogidas en la orden asociada).

Los procedimientos asociados hacen referencia al método o métodos, explicados paso a paso, de la realización del proceso. “Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso”. Los procedimientos pueden estar documentados o no (es recomendable que los procedimientos se documenten e incluso queden reflejados en flujograma que permitan una comprensión rápida).

La norma ISO 9001 exige seis procedimientos documentados, todos ellos relacionados con la gestión de la calidad y la mejora continua:– Control de documentos– Control de registros– Auditoría interna– Control de producto no conforme

– Acciones correctivas

– Acciones preventivas

Es habitual que parte de estos procedimientos se agrupen, así:

– Control de documentos y registros

– Acciones correctivas y preventivas

La ficha de proceso es un documento donde se recogen los  principales componentes del proceso. Ayuda a catalogar todos los procesos que operan en la organización aclarando su papel, otorga la importancia adecuada a los elementos que lo componen evitando posibles omisiones. La comparación entre procesos a partir de las fichas puede permitir descubrir conflictos y áreas de mejora.

Un proceso es un conjunto de tareas relacionadas de manera lógica que utiliza recursos, y que es gestionado con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados.

La norma ISO 9001 se basa claramente en los procesos, dedicando una parte de la norma a especificar se enfoque. El modelo EFQM concede menos peso a los procesos (14%) en la valoración con respecto al resto de criterios. No obstante la gestión por proceso permite una fácil implantación y control por lo que siguen siendo la base de los sistemas de calidad.

Los elementos que intervienen en cualquier proceso y que por lo tanto son susceptibles de ser controlados son:

–          Entradas

–          Recursos tecnológicos

–          Recursos metodológicos –procedimientos específicos de realizar las tareas asociadas al proceso

–          Recursos materiales complementarios

–          Recursos de origen: materias primas o productos semielaborados

–          Recursos humanos

–          Recursos ambientales

–          Salidas

Por ejemplo:

–          Entradas: planchas, orden de trabajo, datos jdf…

–          Recursos tecnológicos: máquina (Speedmaster SM 74, Komori Lithrone 40 P,…)

–          Recursos metodológicos –procedimientos específicos de realizar las tareas asociadas al proceso: procedimiento de impresión

–          Recursos materiales complementarios: productos de limpieza, de verificación

–          Recursos de origen o entradas: materias primas o productos semielaborados Soporte de impresión, tintas, soporte preimpreso

–          Recursos humanos: maquinista, ayudantes

–          Recursos ambientales: taller (temperatura, humedad,…)

–          Salida: pliegos impresos

Es importante en una organización que se gestione por procesos delimitar y documentar éstos claramente. Los procesos existen, independientemente de que la organización sea consciente de ello, por lo tanto cuando se implanta un sistema de calidad, una de las primeras tareas es determinarlos.