ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Implementación y operación. Documentación y su control.

Los requisitos relacionados con la documentación comprenden: el alcance del  sistema de gestión ambiental, la descripción de la política, los objetivos y las metas ambientales, la descripción de los “elementos” principales del sistema de gestión ambiental y su interacción (es más clara la mención a los procesos de la norma ISO 9001, no obstante habrá de entender “elementos” en este sentido), la referencia a todos los documentos relacionados (por ejemplo a un hipotético manual de procedimientos si estos se despliegan aparte del manual de gestión ambiental, el cual, paradójicamente, no es requisito expreso de documentación) y los documentos, incluidos los registros, que requiera la propia norma tanto para la propia gestión ambiental como para asegurar la eficacia de los procesos relacionados con los aspectos ambientales significativos. 

Tales documentos normativos así como los registros (como tipo especial de documento) deben ser controlados adecuadamente.

Para ello se deben implementar uno o varios procedimientos (normalmente este requisito se cumple mediante un único procedimiento comúnmente denominado “ control de documentos y registros”) que debe recoger aspectos tales como los mecanismos de aprobación de los documentos, su revisión y actualización cuando así se requiera, el control de cambios y su correcta identificación, su disponibilidad en los puntos de uso establecidos, la identificación y control de documentos de origen externos necesarios y/o obligatorios (leyes y reglamentos así como otras disposiciones relacionadas) para el buen funcionamiento del sistema de gestión ambiental y la prevención del uso de documentos obsoletos mientras éstos no hayan sido destruidos.

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