ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Verificación. Evaluación del cumplimiento legal

De nuevo y dada la obligatoriedad, como no podía ser menos, de cumplir una serie de requisitos legales relacionados con los aspectos ambientales (véase la entrada del 6 de enero), la empresa debe establecer uno o varios procedimientos en los cuales se establezcan las acciones de evaluación de los requisitos tanto de los legales relacionados como de cualquier otro requisito que suscriba con la administración,  con organismos nacionales o internacionales o con asociaciones sectoriales o sociales.

Por lógica y  por economía de medios, es razonable pensar que un solo procedimiento, correctamente diseñado, basta para verificar el cumplimiento de los requisitos que afectan.

 Tal procedimiento parte de las listas de requisitos actualizados, de los requisitos de  evaluación en el caso de que estos estén establecidos (lo cual es del todo punto razonable) o los requisitos propios, en caso de que no estén convenientemente establecidos, y la organización haya estimado establecer criterios propios más restrictivos, así como  la evaluación de los resultados obtenidos. Tales resultados pueden conllevar la apertura de las acciones correctivas o preventivas oportunas

ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Verificación. Seguimiento y medición.

Asociado a los procesos tanto en la 9001 como en la 14001 deben establecerse actividades de seguimiento y medición.

Este mandato se recoge en la norma 9001 entre distintos puntos (7.6 Control de dispositivos de seguimiento y medición; 8.1 Medición, análisis y mejora; 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos; 8.2.4 Seguimiento y medición de los productos; 8.4 Análisis de datos) mientras en la norma 14001 los requisitos se hallan establecidos en este punto analizado (4.5.1).

No obstante lo escueto del punto en la norma 14001, los procesos de seguimiento y medición de las operaciones que pueden tener un impacto ambiental significativo son muy importantes y así quedará reflejado en las auditorías correspondientes en las cuales estos requisitos suelen tomar especial relevancia. 

La norma explicita la obligación de establecer uno o varios procedimientos  para realizar el seguimiento de forma regular.

 Dado que en la industria gráfica prácticamente todos los procesos clave pueden generar impactos significativos, es muy conveniente establecer tales procedimientos y establecerlos bien. Puesto que determinados controles son complejos en cuanto a ejecución (control de demanda química de oxígeno en los vertidos de agua,…) es normal que la empresa tienda a subcontratar parte o todos de las actividades aunque claro está esto no la exime del control de tales empresas y actividades.

 Ha de tenerse en cuenta que los dispositivos de seguimiento y medición deben estar controlados y ser convenientemente calibrados, por lo que deben asociarse procedimientos o instrucciones de trabajos que establezcan estas operaciones junto con los registros correspondientes.

ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Implementación y operación. Emergencias.

Siempre es posible, aunque en ningún caso deseable, el que se den situaciones de emergencia o accidentes en la empresa. La mayor parte de estas situaciones puede afectar al medio ambiente y teniendo en cuenta esto, la norma demanda el desarrollo de uno o varios procedimientos que contemplen esta posibilidad, que tengan como fin prevenir estas situaciones y en el caso de que ocurran reducir sus efectos.

Tales procedimientos deben contrastarse periódicamente, lo cual implica la realización de simulacros (algunos de los cuales están legislados y por lo tanto son de obligado cumplimiento independientemente de esta exigencia normativa).

Como es lógico, tales procedimientos deben ser revisados para integrar posibles modificaciones en la empresa o en el sistema o como respuesta ante  emergencias y accidentes ocurridos.

Las emergencias y accidentes que tienen prioridad en el sistema de gestión ambiental son aquellos relacionados con los aspectos ambientales.

En la industria gráfica deberemos ser especialmente cuidadosos con los vertidos al suelo o al sistema de alcantarillado (restos de disolventes, tintas…), las emisiones a la atmósfera (disolventes volátiles de ciertos materiales,…), y la emisión de ruidos (dependiendo de las máquinas el nivel de ruido puede ser excesivo,…) y no solo porque lo demande la administración, y las normas de calidad si la empresa decide certificarse, sino porque las medidas tomadas (por costosas que estas sean) supondrán a medio y largo plazo un ahorro considerable en cuanto reducción o eliminación de accidentes, eliminación de penalizaciones administrativas, mejora en el clima laboral,…

Posibles procedimientos asociados con este punto son: identificación de aspectos ambientales (recordemos que es un requisito de esta norma), preparación y respuesta ante emergencias (por lo general contempla el simulacro de evacuación lo cual es obligado por ley, sería de interés para la empresa desarrollar las actuaciones ante otras emergencias), gestión de residuos y materiales (como originadores potenciales de residuos, vertidos, emisiones,…).

ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Implementación y operación. Control operacional.

El control operacional contempla en control y supervisión de todas las operaciones (entendamos éstas como actividades y tareas) que se llevan a cabo en la organización o que se realizan a partir de sus ordenes (compras y subcontrataciones) y que afectan o pueden afectar a los aspectos ambientales previamente descritos por la organización, así como a la política, objetivos y metas ambientales fijadas.

Como se puede deducir, es difícil concebir una operación que no pueda afectar a estos aspectos por lo que potencialmente todos los procesos de la empresa han de analizarse desde esta perspectiva. En la práctica la relación más directa se halla en los requisitos relacionados con el producto: diseño, desarrollo, producción y prestación de servicio incluidas las subcontrataciones tal como refleja la tabla de correspondencias entre la ISO 9001 y la ISO 14001.

Para ello se han de desarrollar los procedimientos documentados que se consideren oportunos en relación con estos aspectos y que en los sistemas integrados quedan recogidos en los procedimientos de diseño, producción y control, más los procedimientos de compras y subcontrataciones correspondientes incluyendo en todos ellos los criterios operacionales a tener en cuenta y que establece la propia la gestión ambiental.

Un aspecto de sumo interés es el requisito dentro de este punto de comunicar tales procedimientos y requisitos a los proveedores y subcontratistas (no solo los procedimientos por los cuales se ven afectados, lo cual es lógico, sino todos los procedimientos relacionados).

ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Implementación y operación. Documentación y su control.

Los requisitos relacionados con la documentación comprenden: el alcance del  sistema de gestión ambiental, la descripción de la política, los objetivos y las metas ambientales, la descripción de los “elementos” principales del sistema de gestión ambiental y su interacción (es más clara la mención a los procesos de la norma ISO 9001, no obstante habrá de entender “elementos” en este sentido), la referencia a todos los documentos relacionados (por ejemplo a un hipotético manual de procedimientos si estos se despliegan aparte del manual de gestión ambiental, el cual, paradójicamente, no es requisito expreso de documentación) y los documentos, incluidos los registros, que requiera la propia norma tanto para la propia gestión ambiental como para asegurar la eficacia de los procesos relacionados con los aspectos ambientales significativos. 

Tales documentos normativos así como los registros (como tipo especial de documento) deben ser controlados adecuadamente.

Para ello se deben implementar uno o varios procedimientos (normalmente este requisito se cumple mediante un único procedimiento comúnmente denominado “ control de documentos y registros”) que debe recoger aspectos tales como los mecanismos de aprobación de los documentos, su revisión y actualización cuando así se requiera, el control de cambios y su correcta identificación, su disponibilidad en los puntos de uso establecidos, la identificación y control de documentos de origen externos necesarios y/o obligatorios (leyes y reglamentos así como otras disposiciones relacionadas) para el buen funcionamiento del sistema de gestión ambiental y la prevención del uso de documentos obsoletos mientras éstos no hayan sido destruidos.

ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Implementación y operación. Comunicación.

Aunque se indica en las tablas de equivalencia ISO 9001 – ISO 14001 que este punto se corresponde con los puntos 5.5.3 comunicación interna y 7.2.3 comunicación con el cliente de la ISO 9001 poco o nada tiene que ver con los objetivos perseguidos así como los requisitos que despliega. 

En esta norma por lo pronto se hace referencia a la necesidad de establecer procedimientos (uno o varios) y por lo tanto, y al igual que en el anterior punto descrito, es altamente aconsejable que todas las actuaciones relacionadas con el cumplimiento de este requisito se recojan en un procedimiento documentado

La norma hace referencia a la comunicación en relación con los aspectos ambientales y el sistema de gestión ambiental, no obstante en los sistemas integrados de gestión debe incorporarse el resto de acciones comunicativas internas relativas al sistema de calidad y la comunicación con el cliente. 

Tal procedimiento debe contemplar el flujo de comunicación entre los distintos niveles y funciones de la empresa y como se establece, queda documentada y se responde a las comunicaciones con partes interesadas externas.

Es importante, y por ello debe quedar documentado, que la empresa decida si debe comunicar externamente información sobre sus aspectos ambientales significativos o no. En caso afirmativo se debe establecer el cómo, lo cual como es lógico debe quedar establecido en el procedimiento referido.

ISO 14001:2004 Requisitos del sistema de gestión ambiental. Implementación y operación. Competencia, formación y toma de conciencia

Este punto se corresponde con el 6.2.2 de la ISO 9001 diferenciando los objetivos en cuanto que la competencia, formación y toma de conciencia gira en torno al potencial de causar impactos medioambientales significativos que previamente hayan sido identificados por la organización (criterios de valoración de aspectos ambientales).

En realidad, y dado que las buena parte de las actividades realizadas en el sector gráfico pueden causar potenciales daños al medioambiente (cada vez menos debido a los esfuerzos continuados de todos los implicados) es poco razonable eximir a ciertos trabajadores de dotarles de la competencia necesaria en esta área partiendo de una formación periódica adecuada que deberá contemplarse en los planes de formación correspondientes y de la toma de conciencia (apoyada ésta en otras iniciativas: campañas de concienciación en carteles, revistas internas, boletines, etc.)

Es notorio el hecho de que la norma reclame uno o más procedimientos para que se tome conciencia, incrementando aparentemente la exigencia con respecto a la ISO 9001 en la cual no se hace referencia a procedimientos relacionados con este punto.

Para curarse en salud ante auditorías externas puede ser no solo conveniente sino imperativo desarrollar un procedimiento documentado asociado a este importante punto integrando los requisitos de la norma ISO 9001 y la ISO 14001.